10 Dicembre 2023

I FONDAMENTALI DELLA TUA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA: GLI ACCORDI ECONOMICI

Lavorare sui fondamentali è uno dei segreti (di Pulcinella) per ottenere un livello qualitativo elevato e, come conseguenza naturale, acquisire un numero sempre maggiore di pazienti in prima visita. Il…

Invertendo l’ordine degli addendi il risultato non cambia
qui, semplicemente non funziona.

IL SEGRETO CHE NESSUNO TI DIRA’

Lavorare sui fondamentali è uno dei segreti (di Pulcinella) per ottenere un livello qualitativo elevato e,
come conseguenza naturale, acquisire un numero sempre maggiore di pazienti in prima visita. 

Il problema è che a volte ci perdiamo nelle basi.

Sembra quasi che siamo più concentrati sulle cose superflue, secondarie,
piuttosto che sul consolidare le basi. 

Invertendo l’ordine degli addendi il risultato non cambiaqui, semplicemente non funziona.

Prima le basi e poi il resto.

NELLO SPORT COME NEL LAVORO

Pensaci, la stessa cosa avviene nello sport.

Ogni sport si costruisce sui propri fondamentali.

Rispetto al tipo di sport possono essere diversi.

Movimenti difensivi, di attacco, passaggi, schivate, bloccaggi, etc.
sono le basi su cui un determinato sport di costruisce. Senza verrebbe meno lo sport stesso.

Una loro carenza si tradurrebbe in un importante deficit che comprometterebbe
in maniera significativa le prestazioni del singolo e della squadra.

Nello sport come nel lavoro esistono i fondamentali.

Se vengono meno, viene meno anche la portata della nostra efficienza ed efficacia.

QUANDO MANCANO I FONDAMENTALI NASCONO I PROBLEMI

E allora capiamo quando è importante saper gestire con efficacia l’accettazione telefonica,
le obiezioni dei pazienti, la presentazione degli accordi economici e tanto altro.

Queste sono le basi su cui è importante strutturare un flusso di prima visita che funziona e porta risultati.

Purtroppo, non è sempre così.

Sono diversi i problemi dati dalla mancata padronanza dei fondamentali:

·           risultati carenti e instabili,

·           avere poco tempo,

·           mancanza di motivazione,

·           poca marginalità,

·           e disguidi frequenti,

per citarne alcuni.

Ognuna di queste problematiche ha una radice precisa.

La mancanza di una programmazione adeguata, lavorare continuamente in urgenza,
nessun tipo di formazione in ambito comunicazionale, difficoltà nella gestione
e chiusura dei preventivi economicamente più impegnativi, controllo sui numeri assente o carente,
sono solo alcuni dei motivi per cui questi problemi si manifestano.

FAR FINTA DI NIENTE NON E’ LA SOLUZIONE

Le soluzioni più comuni passano dal “mettere la testa sotto la sabbia” come gli struzzi e far finta di nulla,
al cercare di accelerare ancora di più le attività lavorative, al posto di fare il contrario,
oppure dare la colpa a terzi: dipendenti, collaboratori, fornitori e pazienti.

Purtroppo, né queste né altre funzionano.

Probabilmente, se la tua tendenza è quella di mettere in atto una delle soluzioni appena citate,
te ne sarai accorto già da solo.

Altre, sono quelle di allungare le giornate lavorative con il solo risultato
di avere personale e collaboratori stanchi e stressati.

Anche tu immagino preferisca vivere la tua vita fuori dallo studio e non come fanno in tanti,
entrare alle 8/9 di mattina per uscire alle 19/20, stanco e stremato.

Se hai messo in atto questa modalità avrai potuto toccare con mano che un numero maggiore di ore lavorative pro-capite, reiterate nel tempo, porta ad una qualità lavorativa inferiore.

Un’altra tentata soluzione è quella di cercare di produrre di più nella stessa quantità di tempo. 

Il che, come obiettivo e promessa, è del tutto legittimo. 

Bisogna solo capire se tutto questo è figlio di un’attenta pianificazione o semplicemente
del correre più veloce.

Nella seconda ipotesi il rischio è che gli errori e le mancanze, di varia natura, siano dietro l’angolo.

LA MIA PERSONALE ESPERIENZA

In questi anni, in prima persona e attraverso le consulenze che erogo,
ho capito che, sembrerà banale a dirsi, la formazione è fondamentale.

Dare la colpa agli altri ti servirà a poco.

Farsi aiutare è cosa buona e giusta.

Lavorare su una strategia di medio-lungo periodo ti aiuterà a gestire molto meglio
la tua prima visita e il tuo studio.

Strutturare degli obiettivi, anche semplici, e un sistema di monitoraggio
è la base per migliorare la tua prima visita, diversamente navighi a vista. 

Persegui, verifica e aggiusta.

Incentiva l’iniziativa quando necessario.

Non affossare i tuoi dipendenti e collaboratori ma stimolali.

Crea delle linee guida semplici e tanti altri fondamentali su cui puoi lavorare
per migliorare l’efficienza e l’efficacia della tua prima visita.

ATTIVITA’ FONDAMENTALI PER LA TUA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA: UN ESEMPIO CHIARIFICATORE

Nella gestione extra clinica della tua prima visita sono presenti diverse attività fondamentali
per la buona riuscita della stessa che hanno delle ricadute significative sulla gestione
dello studio nella sua interezza.

Una di queste è la gestione degli accordi economici.

In questa fase decidi con i pazienti come ti pagheranno per le prestazioni che gli erogherai e,
manco a dirsi, tutto questo ha un’enorme ricaduta sul futuro dello studio.

Accordi economici sbagliati porteranno lo studio a sofferenze economico – finanziarie
date dai mancati pagamenti.

Una gestione di questo tipo rallenterà fortemente la clinica che dovrà adeguarsi alle tempistiche
degli incassi per evitare di erogare più di quanto è stato pagato e imporrà all’area di segreteria
un carico di lavoro eccessivo. Questi due aspetti si tradurranno in un minor utile.

Ti ricordo che l’utile è l’indicatore aziendale che evidenzia l’efficienza del tuo lavoro: meglio lavori,
meno sprechi hai, maggiore dovrebbe essere l’utile (per farla semplice).

Appare quindi evidente anche a chi non ha particolari conoscenze in materie
come il controllo di gestione quanto la gestione efficace degli accordi economici
sia un punto cruciale su cui lavorare e avere uno studio che produce risultati, piuttosto che il contrario.

Ti starai chiedendo: ma quali sono queste basi?

Io personalmente suddivido l’attività di gestione degli accordi economici
in una parte strategica e una operativa.

Avere solide basi nella gestione strategica si traduce in:

  • obiettivi chiari,
  • stabilire a priori gli accordi economici da proporre,
  • stabilire a priori la scala sconti da poter utilizzare,
  • avere delle regole di gestione degli stessi chiare e univoche,
  • stabilire i metodi di pagamento,
  • e il ciclo/i di pagamento.

Dal punto di vista operativo possiamo evidenziare:

  • il flusso e la sequenza di proposta degli accordi,
  • i vantaggi e benefici per ogni singolo accordo,
  • la gestione operativa degli sconti in fase di negoziazione,
  • la gestione delle obiezioni,
  • l’uso di principi psicologici e della comunicazione persuasiva.

La proposta degli accordi economici deve essere fatta in una determinata sequenza
tenendo conto delle aspettative e di principi psicologici come quello di recenza.

Le persone acquistano i benefici del servizio, sulla base delle conseguenze evitabili,
e non in base  alle caratteristiche.

La maggior parte delle obiezioni che il paziente ti muove sono legate
all’importo del preventivo presentato e degli sconti che richiede.
E’ quindi evidente come debba necessariamente esserci personale
adeguatamente preparato alla gestione delle obiezioni e di una possibile negoziazione.

Nelle proposta e gestione degli accordi, l’uso metodico e consapevole della comunicazione persuasiva
ci aiuta molto nel gestirli al meglio: recenza, contrasto, ripiegamento, coerenza
e autorità devono essere parte integrante della nostra comunicazione con il paziente.

Questi punti appena enunciati sono le basi su cui costruire la proposta dei tuoi accordi economici.

CONCLUSIONI

I fondamentali della tua prima visita sono la base su cui costruire il resto.

Accertati che ogni singolo punto del percorso paziente abbia i suoi
e che questi vengano sempre applicati e rispettati. 

Pena, l’insuccesso, lo spreco di risorse e il tuo potenziale
che continuerà a rimanere inespresso.

SINTESI DELL’ARTICOLO 

Una super sintesi di quanto scritto nell’articolo per focalizzarti
sulla messa in opera immediata dei tuoi fondamentali in prima visita.

  1. Fai una lista di tutte le cose che reputi siamo alla base di un percorso paziente in prima visita.
  2. Scrivi anche le cose che per te sono ovvie.
  3. Se ancora non l’hai fatto, crea delle linee guida semplici per la messa in opera delle attività.
  4. Verifica l’allineamento e la comprensione da parte di tutte le persone coinvolte.
  5. Fai delle verifiche a campione per capire se i fondamentali vengono attuati nella maniera corretta.

COMPITI PER CASA

Fai una lista delle attività che consideri fondamentali e che vuoi che siano gestire
in maniera impeccabile e allineata da tutte le persone coinvolte.

Se vuoi, per aiutarti, ho creato check list di base che puoi scaricare per adottarla
in toto o prenderne spunto e rivederla secondo quello che è il tuo punto di vista e la tua organizzazione.

Buon lavoro.

Toshiro

IL MIO NUOVO LIBRO

LA GESTIONE STRATEGICA
DELLA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

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COME UN DIAMANTE: LAVORA SUI PARTICOLARI PER RENDERE LA COMUNICAZIONE DEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO UNICA E PREZIOSA.

COME UN DIAMANTE: LAVORA SUI PARTICOLARI PER RENDERE LA COMUNICAZIONE DEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO UNICA E PREZIOSA.

Parla di loro e ti ascolteranno.

Esponi i benefici che ne trarranno e avrai la loro attenzione.

Dagli una valida motivazione e ti seguiranno.

Il senso è quello di essere utili agli altri mantenendo il focus su un’attività fondamentale per uno studio odontoiatrico, professionista o azienda: avere una comunicazione costante che faccia in modo che noi saremo sempre presenti nella mente di quelle persone e, soprattutto, che gli siamo utili.

Trasforma i tuoi messaggi di Buon Natale in una serie di consigli utili da inviare per affrontare le prossime festività.

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CAPITANI E GREGARI: COME L’EXTRA CLINICA VALORIZZA E PORTA AL SUCCESSO LA CLINICA IN PRIMA VISITA

CAPITANI E GREGARI: COME L’EXTRA CLINICA VALORIZZA E PORTA AL SUCCESSO LA CLINICA IN PRIMA VISITA

Il lavoro che svolge la segreteria nelle fasi iniziali è propedeutico alla visita clinica.

E’ un pò come nel ciclismo dove c’è il capitano e ci sono i gregari.
Il gregario è una figura fondamentale per il successo del capitano.

Su quei preventivi firmati non c’è il nome di chi ha accolto il paziente o presentato il preventivo, tuttavia queste persone concorrono fortemente al successo dello studio.
Aiutano il capitano a vincere la gara.

Gli passano le borracce d’acqua, si frappongono tra lui e un avversario per creargli un vantaggio, gli permettono di riposare quando necessario.

Un ottimo gregario sarà la fortuna del suo capitano.
Nella prima visita non è diverso, anzi.
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AL BAR DEL PAESE – STRATEGIE DA APPLICARE NEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO PER OTTENERE PAZIENTI MIGLIORI

AL BAR DEL PAESE – STRATEGIE DA APPLICARE NEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO PER OTTENERE PAZIENTI MIGLIORI

In ogni paese o quartiere c’è sempre il bar di riferimento.
In ogni luogo esiste quello “figo”.
In ogni città, paese o zona è facile trovare diversi bar.
Ognuno di questi ha la propria clientela.
Ognuno di questi, se ben ci pensi, ha una proposta precisa
che ha fatto in modo che si formasse la clientela che ora lo frequenta.
Quello degli aperitivi, proprio in virtù della sua caratteristica peculiare, ha un’impostazione precisa sia nella proposta: 10 euro a persona, drink e buffet compreso, dalle 18 alle 21.
Poi c’è il bar bello, quello con la clientela migliore.
Cosa ha fatto per arrivare a questo risultato?
E cosa potresti fare per ottenere lo stesso per il tuo studio odontoiatrico?
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LA PRIMA VISITA E’ UN GIOCO DI CENTIMETRI

LA PRIMA VISITA E’ UN GIOCO DI CENTIMETRI

La prima visita è un gioco di centimetri, e questi centimetri stanno dappertutto.
Sono disseminati in tutto il percorso.
Sta solo a te coglierli.

La prima visita dura una manciata di minuti in cui si decide tutto.
E’ un lavoro di squadra dove ognuno di noi deve cercare di dare il meglio.
Dove ognuno, rispetto al suo ruolo, dovrebbe avere il compito e l’obiettivo
di conquistare dei centimetri.

Il tempo della prima visita è definito e dobbiamo giocarci tutto in quei pochi minuti.
Non c’è una seconda opportunità.

Il tempo e l’esperienza mi ha fatto capire che la prima visita è una questione di centimetri.
Non c’è quasi mai l’unico grande colpo, ma ci sono una serie infinita di piccole conquiste.
Una dopo l’altra, un pezzo alla volta.
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REGOLE, ASPETTATIVE E PROMESSE DELLA TUA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

REGOLE, ASPETTATIVE E PROMESSE DELLA TUA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

Sei hai delle pretese, devi essere anche in grado di sostenere
le aspettative che queste creeranno.

Di cosa ti parlerò in questo mio nuovo articolo:

delle aspettative che ognuno di noi nutre,
delle promesse che ci vengono fatte,
della “delivery” di un prodotto o servizio,
di strategie di scrematura dei potenziali clienti/pazienti,
alcune mie considerazioni e punti di vista sui vari punti.

Più barriere crei maggiori saranno le aspettative.

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 I SUPER POTERI DELLA TUA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

 I SUPER POTERI DELLA TUA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

Essere determinati è uno degli atteggiamenti positivi che ci aiutano a essere dei professionisti migliori e ottenere risultati più soddisfacenti.

Essere determinati implica perseveranza e la capacità di superare i rifiuti.

Il carattere, le credenze limitanti e, soprattutto, la mancanza di un’adeguata preparazione nella gestione della prima visita, clinica e non, ci porta a esercitare una forza contraria e nemica: la remissività.

Mi viene dichiarato apertamente e lo vedo tutti i giorni, sia nei medici che nel personale di segreteria. Queste mancanze rendono le persone meno determinate.

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TESTIMONIANZE CONSULENZA TOSHIRO SAVOIA - REMIX

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