15 Febbraio 2020

Gli indicatori di prestazione dello studio dentistico

Hai la minima idea di come sta andando il tuo studio? Non ti chiedo una risposta di “pancia” e neanche di prendere in considerazione solo entrate e uscite. Il tuo…

Hai la minima idea di come sta andando il tuo studio?

Non ti chiedo una risposta di “pancia” e neanche di prendere in considerazione solo entrate e uscite.

Il tuo studio non si muove e non funziona solamente con il rapporto tra entrate e uscite ma è costruito, e dovrebbe essere valutato, da una serie di indicatori di prestazione, che se misurati in maniera attenta e costante ti daranno un’idea molto precisa del suo andamento.

Lo so che tu hai un’idea abbastanza chiara di cosa va bene e delle cose che andrebbero migliorate, ma questo purtroppo non basta.

A volte mi capita di andare negli studi e di trovare i titolari che non sanno più che pesci prendere per far andare bene lo studio, lamentandosi dell’andamento economico, e non solo.

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I problemi che affliggono i dentisti

Quando chiedo secondo loro cosa non funziona le risposte sono quasi sempre le stesse:

  • fatturati in calo;
  • personale demotivato;
  • giornata strapiena senza neanche il tempo di respirare;
  • laboratori che consegnano in ritardo i manufatti costringendoli a spostare le consegne con duplice danno: paziente indispettito e mancato incasso;
  • pazienti che disdicono all’ultimo momento senza avvisare;
  • i pazienti nel loro studio non finanziano;
  • etc…etc…

l’elenco potrebbe essere lungo…

Scommetto che anche tu ti ritrovi in almeno una di queste situazioni.

Il problema centrale di tutto questo è, che nella maggior parte dei casi, i titolari non hanno la benchè minima idea di come misurare l’efficienza del loro studio.

Gli unici parametri di cui sento parlare sono i fatturati, il numero di prime visite e poco altro. Un pò troppo riduttivo, non credi?

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Quali indicatori tenere sotto controllo nel tuo studio dentistico?

Ne esistono diversi:

  • di Produzione
  • di Vendita (preventivi accettati, in stand by e scartati)
  • di Fidelizzazione
  • di Fatturato
  • e l’ Esposizione finanziaria pazienti

Questi sono quelli che devi tenere costantemente sotto controllo.

Una qualsiasi impresa, e quindi anche uno studio odontoiatrico, di base ha tre pilastri su cui si deve basare per essere florida e prosperare:

  1. Produzione: tutte le prestazioni che eroghi;
  2. Vendita: le prime visite che fai e vengono accettate;
  3. e Marketing: la comunicazione che metti in campo, sia all’interno dello studio fidelizzando i pazienti, che all’esterno, cercandone di nuovi.

E ognuno di questi deve essere monitorato costantemente.

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Qualche altro indicatore per il tuo studio

Ci sono anche degli indicatori specifici che dipendono dagli obiettivi e dai progetti che vuoi portare avanti:

  • i Finanziamenti erogati
  • le Urgenze
  • i Reclami
  • i Rifacimenti
  • le Disdette
  • Etc…

 

“La Forza è nulla senza Controllo”

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Caso studio: un esempio pratico

Ti racconto questa…

in consulenza dopo una serie di interviste, come obiettivo della proprietà, era emerso che c’era una mancanza di dialogo tra i vari operatori dello studio.

Specialmente in prima visita si perdevano molte informazioni.

Il medico faceva la visita e, al termine, passava la palla alla segretaria che spesso, non aveva sufficienti informazioni per essere efficace nella presentazione del preventivo.

Non esistevano riunioni collegiali per esaminare casi complessi e il paziente era quasi sempre costretto a tornare una seconda volta per avere il piani di cura definitivo.

Dopo un’attenta analisi era emerso che il problema era la comunicazione.

E come la misuri?

Ho elaborato un file excel su misura che potesse racchiudere i dati che ci servivano, dove venivano segnate le tempistiche di transizione del paziente nelle varie fasi della prima visita: accettazione, visita e presentazione del preventivo.

Inoltre abbiamo conteggiato tutte le volte che veniva effettuata una riunione per discutere un caso, quante volte il paziente doveva essere visto per potergli sviluppare un piano di cura definitivo, e quante volte la segretaria era costretta a dover andare dal medico a chiedere delucidazioni per gestire il paziente durante la presentazione del preventivo.

Capisci?

Il problema era la comunicazione che successivamente ho tradotto in fattori numerici da analizzare.

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Con questo contenuto spero di averti dato almeno uno spunto per poter gestire al meglio il lavoro all’interno del tuo studio.

Ricorda…

“Tutto ciò che può essere misurato può essere migliorato”

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FAIT VOS JEUX: LA COMPRENSIONE E GESTIONE DEI BISOGNI DEL PAZIENTE ODONTOIATRICO IN PRIMA VISITA

FAIT VOS JEUX: LA COMPRENSIONE E GESTIONE DEI BISOGNI DEL PAZIENTE ODONTOIATRICO IN PRIMA VISITA

Uno dei motivi per cui fai difficoltà a farti accettare i preventivi è che nella relazione con il paziente in prima visita, spesso e volentieri, viene a crearsi una comunicazione basata di ipotesi.

“È un errore enorme teorizzare a vuoto. Senza accorgersene, si comincia a deformare
i fatti per adattarli alle teorie, anziché il viceversa.”
Sherlock Holmes

Deformiamo la realtà e i fatti a nostro uso e consumo, secondo quelle che sono le nostre interpretazioni. Chiediamo poco o nulla alla persona che abbiamo di fronte, quando la soluzione è quella di fare un’attenta analisi dei bisogni (svelato il segreto, ora se vuoi puoi anche terminare la lettura).

E queste ipotesi ti costano caro.

L’AGO DELLA BILANCIA: COME GESTIRE LE ASPETTATIVE DEL PAZIENTE IN PRIMA VISITA

L’AGO DELLA BILANCIA: COME GESTIRE LE ASPETTATIVE DEL PAZIENTE IN PRIMA VISITA

E’ inutile nasconderci dietro un dito, tutti noi nutriamo continuamente delle aspettative.
Anche tu, in questo momento, approcciandoti a questo mio articolo nutri delle aspettative.

Speri di non perdere tempo e poter acquisire nuove informazioni, nuovi punti di vista da poter utilizzare nel tuo lavoro con la prospettiva di migliorarlo.

Le aspettative, se non esplicitate e gestite sono tra le maggiori cause di frustrazioni, fraintendimenti e conflitti tra le persone.

Parlo di questo nel mio nuovo articolo.

GIOCARE A CARTE SCOPERTE

GIOCARE A CARTE SCOPERTE

Investire nella comprensione accurata del potenziale di spesa dei pazienti odontoiatrici è un passo fondamentale per migliorare la gestione delle tue prime visite e ottimizzare i risultati.

IL DIAGRAMMA DI FLUSSO

IL DIAGRAMMA DI FLUSSO

A livello organizzativo e operativo, schematizzare le attività da eseguire ci offre l’opportunità di comprenderle meglio e, nel caso fosse necessario, analizzare eventuali criticità e apportare con immediatezza soluzioni efficaci per migliorarle.

Ogni schematizzazione, dal mio punto di vista, per funzionare adeguatamente dovrebbe avere quattro caratteristiche peculiari:

– facile da interpretare,
– comprensibile a chiunque,
– schematica, nel senso che al suo interno le informazioni devono ridursi al minimo indispensabile (non è un protocollo),
– e di immediata.

LE PERCEZIONI ERRATE E L’IMPORTANZA DEL CONTROLLO DI GESTIONE NELLA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

LE PERCEZIONI ERRATE E L’IMPORTANZA DEL CONTROLLO DI GESTIONE NELLA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

La mancanza di un controllo di gestione accurato equivale ad affidarsi alle proprie sensazioni e questo, nella stragrande maggioranza dei casi, potrebbe risultare molto pericoloso.
La gestione di uno studio odontoiatrico è una sfida continua, soprattutto in un settore sempre più competitivo, dove i margini di guadagno diminuiscono e i pazienti hanno crescenti pretese.
In questo contesto, il controllo di gestione e l’analisi delle statistiche relative alla prima visita odontoiatrica giocano un ruolo fondamentale.
In questo articolo, esploreremo alcuni aspetti, come ad esempio le percezioni errate diffuse tra i titolari e i responsabili delle strutture odontoiatriche, riguardo al controllo di gestione e di come queste possano nascondere insidie, problemi e mancate opportunità.

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TESTIMONIANZE CONSULENZA TOSHIRO SAVOIA - REMIX

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