Hai la minima idea di come sta andando il tuo studio?
Non ti chiedo una risposta di “pancia” e neanche di prendere in considerazione solo entrate e uscite.
Il tuo studio non si muove e non funziona solamente con il rapporto tra entrate e uscite ma è costruito, e dovrebbe essere valutato, da una serie di indicatori di prestazione, che se misurati in maniera attenta e costante ti daranno un’idea molto precisa del suo andamento.
Lo so che tu hai un’idea abbastanza chiara di cosa va bene e delle cose che andrebbero migliorate, ma questo purtroppo non basta.
A volte mi capita di andare negli studi e di trovare i titolari che non sanno più che pesci prendere per far andare bene lo studio, lamentandosi dell’andamento economico, e non solo.
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I problemi che affliggono i dentisti
Quando chiedo secondo loro cosa non funziona le risposte sono quasi sempre le stesse:
- fatturati in calo;
- personale demotivato;
- giornata strapiena senza neanche il tempo di respirare;
- laboratori che consegnano in ritardo i manufatti costringendoli a spostare le consegne con duplice danno: paziente indispettito e mancato incasso;
- pazienti che disdicono all’ultimo momento senza avvisare;
- i pazienti nel loro studio non finanziano;
- etc…etc…
l’elenco potrebbe essere lungo…
Scommetto che anche tu ti ritrovi in almeno una di queste situazioni.
Il problema centrale di tutto questo è, che nella maggior parte dei casi, i titolari non hanno la benchè minima idea di come misurare l’efficienza del loro studio.
Gli unici parametri di cui sento parlare sono i fatturati, il numero di prime visite e poco altro. Un pò troppo riduttivo, non credi?
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Quali indicatori tenere sotto controllo nel tuo studio dentistico?
Ne esistono diversi:
- di Produzione
- di Vendita (preventivi accettati, in stand by e scartati)
- di Fidelizzazione
- di Fatturato
- e l’ Esposizione finanziaria pazienti
Questi sono quelli che devi tenere costantemente sotto controllo.
Una qualsiasi impresa, e quindi anche uno studio odontoiatrico, di base ha tre pilastri su cui si deve basare per essere florida e prosperare:
- Produzione: tutte le prestazioni che eroghi;
- Vendita: le prime visite che fai e vengono accettate;
- e Marketing: la comunicazione che metti in campo, sia all’interno dello studio fidelizzando i pazienti, che all’esterno, cercandone di nuovi.
E ognuno di questi deve essere monitorato costantemente.
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Qualche altro indicatore per il tuo studio
Ci sono anche degli indicatori specifici che dipendono dagli obiettivi e dai progetti che vuoi portare avanti:
- i Finanziamenti erogati
- le Urgenze
- i Reclami
- i Rifacimenti
- le Disdette
- Etc…
“La Forza è nulla senza Controllo”
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Caso studio: un esempio pratico
Ti racconto questa…
in consulenza dopo una serie di interviste, come obiettivo della proprietà, era emerso che c’era una mancanza di dialogo tra i vari operatori dello studio.
Specialmente in prima visita si perdevano molte informazioni.
Il medico faceva la visita e, al termine, passava la palla alla segretaria che spesso, non aveva sufficienti informazioni per essere efficace nella presentazione del preventivo.
Non esistevano riunioni collegiali per esaminare casi complessi e il paziente era quasi sempre costretto a tornare una seconda volta per avere il piani di cura definitivo.
Dopo un’attenta analisi era emerso che il problema era la comunicazione.
E come la misuri?
Ho elaborato un file excel su misura che potesse racchiudere i dati che ci servivano, dove venivano segnate le tempistiche di transizione del paziente nelle varie fasi della prima visita: accettazione, visita e presentazione del preventivo.
Inoltre abbiamo conteggiato tutte le volte che veniva effettuata una riunione per discutere un caso, quante volte il paziente doveva essere visto per potergli sviluppare un piano di cura definitivo, e quante volte la segretaria era costretta a dover andare dal medico a chiedere delucidazioni per gestire il paziente durante la presentazione del preventivo.
Capisci?
Il problema era la comunicazione che successivamente ho tradotto in fattori numerici da analizzare.
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Con questo contenuto spero di averti dato almeno uno spunto per poter gestire al meglio il lavoro all’interno del tuo studio.
Ricorda…
“Tutto ciò che può essere misurato può essere migliorato”
