20 Luglio 2023

L’IMPORTANZA DEI PROTOCOLLI DI LAVORO EXTRA CLINICI NELLE STRUTTURE ODONTOIATRICHE: GUIDA ALLA CREAZIONE E GESTIONE

L'Importanza dei Protocolli di Lavoro Extra Clinici nelle Strutture Odontoiatriche: Guida alla Creazione e Gestione - I protocolli di lavoro seguono la regola del “fine pena mai”. La data di…

I protocolli di lavoro seguono la regola del “fine pena mai”. 

La data di inizio è certa mentre il giorno in cui saranno definitivi
non è dato saperlo.

In questi giorni sono stato ospite di una struttura odontoiatrica per la presentazione di un mio evento formativo per la gestione extra clinica della prima visita.

Prima di parlare ho avuto il piacere di assistere alla relazione di un clinico molto noto e, con grande interesse, non ho potuto fare a meno di trovare diverse similitudini tra l’approccio clinico e scientifico dei casi proposti.

Attenzione al particolare, scelte strategiche, misurazioni, follow up cadenzati, altre misurazioni.

Tutte con lo scopo di migliorare con dedizione e costanza la propria professionalità e i successivi interventi.

Clinica ed extra clinica sono più simili di quanto pensi.

Oggi voglio condividere con te alcune riflessioni e modalità operative per una gestione efficace dei protocolli di lavoro extra clinici. Partiamo da cosa succede se non sono presenti o non vengono utilizzati per poi capire quali sono le regole di base per strutturarli.

COSA ACCADE SENZA I PROTOCOLLI DI LAVORO EXTRA CLINICI

Disorganizzazione e confusione

Senza protocolli ben definiti, le strutture odontoiatriche possono subire una disorganizzazione interna che rende difficile per il personale lavorare in modo coordinato. Questa mancanza di chiarezza può portare a errori, ritardi nei trattamenti e disorientamento generale.

Comunicazione inefficace

La comunicazione tra i membri dello staff è fondamentale per fornire cure di qualità. La mancanza di protocolli può generare incomprensioni, malintesi e persino conflitti, compromettendo la collaborazione e l’efficacia del team.

Esperienza del paziente compromessa

I protocolli extra clinici sono essenziali per garantire un’esperienza positiva ai pazienti. Senza di essi, i tempi di attesa possono aumentare, l’accoglienza può essere scarsa e la gestione degli appuntamenti potrebbe essere caotica, diminuendo la soddisfazione generale del paziente.

Inefficienze operative 

La mancanza di protocolli standardizzati può comportare sprechi di tempo e risorse. Attività ripetitive possono richiedere più tempo del necessario, causando ritardi e rallentamenti nella routine quotidiana.

8 REGOLE PER LA CREAZIONE E GESTIONE DEI PROTOCOLLI DI LAVORO EXTRA CLINICI

Definire obiettivi chiari

I protocolli devono avere obiettivi chiari e misurabili. Ad esempio, se il protocollo riguarda la gestione degli appuntamenti, l’obiettivo potrebbe essere ridurre il numero di disdette dei pazienti del 20% entro un determinato periodo.

Coinvolgere il personale

Coinvolgere tutti i membri dello staff nella creazione dei protocolli è essenziale. 

Ogni ruolo ha un punto di vista unico e prezioso sulla routine quotidiana, quindi è importante considerare le opinioni di tutti. Ciò favorirà senso di appartenenza e responsabilità all’interno del team.

E’ necessario adottare una strategia definita “bottom up” che parte dal basso. Al contrario, se i protocolli saranno calati dall’alto e imposti è molto facile che non verranno applicati.

Standardizzare i processi

Puoi partire con l’identificare i processi chiave all’interno della struttura e standardizzarli. Ciò significa stabilire procedure dettagliate e uniformi per svolgere ogni compito, dalla gestione della chiamata in entrata a come presentare un preventivo di spesa o come gestire i preventivi in stand by.

La standardizzazione garantisce mediamente una maggiore qualità erogata e un miglioramento dei processi di lavoro che porteranno anche a un miglioramento dei principali indici aziendali: fatturato, flusso di cassa e utile.

Definire le procedure e le linee guida

Una volta definito l’obiettivo, coinvolto il personale e identificati i processi e le attività principali, passa alla definizione delle procedure e delle linee guida del protocollo. 

Queste procedure dovrebbero essere chiare, dettagliate e step-by-step, in modo che ogni membro del team sappia esattamente cosa fare e come farlo. 

Documentare i protocolli

Tutti i protocolli devono essere documentati in modo chiaro e accessibile a tutti i membri del team. Utilizzare formati facilmente consultabili e aggiornarli regolarmente in base alle esigenze in evoluzione della struttura.

Puoi utilizzare documenti cartacei o formati digitali, come file PDF o documenti condivisi online. Assicurati di includere tutte le informazioni necessarie, comprese le istruzioni, i tempi stimati e le responsabilità specifiche per ogni membro del team coinvolto.

Io personalmente adotto delle cartelle condivise su Drive con un file che offre una mappatura generale, con i processi coinvolti, le attività che vengono suddivise in protocolli, dispense, check list e tutto quello che può essere utile a far comprendere in maniera semplice come eseguire una determinata attività.

Formazione continua

Garantire che tutti i membri del team siano adeguatamente formati sui protocolli e le eventuali modifiche apportate. Organizzare sessioni di formazione periodiche per assicurarsi che il personale sia sempre aggiornato sulle procedure.

Monitoraggio e misurazione

Una volta implementato il protocollo, inizia a monitorare e misurare i risultati. Definisci metriche chiave per misurare il successo del protocollo, come il numero di appuntamenti confermati, il tasso di accettazione e il livello di soddisfazione del paziente. Utilizza queste metriche per valutare l’efficacia del protocollo e apportare eventuali miglioramenti.

Controllo continuo e adattamento (fine pena mai)

Un protocollo extra clinico non deve essere considerato un lavoro concluso una volta implementato. È importante eseguire un controllo continuo per identificare eventuali problemi o aree di miglioramento. 

Raccogli feedback dal personale e dai pazienti e apporta i cambiamenti necessari per ottimizzare il protocollo nel tempo. Stabilisci degli incontri cadenzati per discutere dei feedback raccolti e apportare le dovute modifiche.

CONCLUSIONI

La presenza di protocolli di lavoro extra clinici all’interno delle strutture odontoiatriche è un fattore cruciale per garantire l’efficienza operativa, la comunicazione interna e l’esperienza complessiva del paziente. Senza di essi, le strutture rischiano di trovarsi disorganizzate, inefficienti e incapaci di fornire una cura ottimale. 

Seguendo le regole per la creazione e gestione dei protocolli, il personale odontoiatrico può garantire una migliore collaborazione e una cura di alta qualità per i pazienti, migliorando così il successo e la reputazione della struttura.

COMPITI PER CASA

Se hai creato i tuoi protocolli ho alcune domande per te.

Hai mai fatto una revisione dei protocolli creati? 

Quando è stata l’ultima volta?

Se non hai dei protocolli extra clinici il tuo compito sarebbe quello di individuare le principali attività e partire con il primo.

Buon lavoro e un caro saluto.

Toshiro

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LA GESTIONE STRATEGICA
DELLA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

MARKETING, COMUNICAZIONE, BRANDING E DIVISE PER IL TUO STUDIO ODONTOIATRICO

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La segreteria è il primo punto di contatto con il paziente in prima visita e come tale dovrebbe essere gestita in maniera impeccabile.

Tutti sappiamo recitare a memoria il vecchio adagio “non c’è una seconda opportunità per fare una buona prima impressione” ma quanti lo mettono realmente in pratica nel quotidiano?

Questo è il tipico esempio di cosa sappiamo essere giusto e cosa invece mettiamo in pratica tutti i giorni per fare in modo che un mantra così potente diventi un modo di essere, pensare e un’abitudine consolidata.

Oggi ti parlerò delle divise e dell’importanza strategica nella gestione del tuo personal branding.

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I 4 PUNTI CARDINALI DELLA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

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Ci sono quattro fasi per la gestione ottimale di ogni trattativa e quindi, di conseguenza, anche della prima visita:

1. la fase empatica,
2. quella di indagine o esplorativa,
3. la creazione della proposta,
4. e in ultimo, la fase di chiusura.

Ognuna di queste fasi è propedeutica alla successiva.
Non rispettarle ti farà sprecare molte risorse.

Se le sai utilizzare il cerchio NON si chiude.
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IL PASSAGGIO GENERAZIONALE IN PRIMA VISITA: COME RINNOVARSI E PROSPERARE.

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L’importanza del passaggio generazionale va oltre la semplice successione nelle posizioni lavorative.

Rappresenta un’opportunità per rinnovare e arricchire il settore con nuove idee, approcci e modalità di cura che possano rispondere meglio alle esigenze di una società in continua evoluzione.

Affrontare con successo questa transizione è cruciale per assicurare la resilienza e la vitalità del tuo studio odontoiatrico nel lungo termine.

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LE 4 CARATTERISTICHE FONDAMENTALI PER UN PREVENTIVO ODONTOIATRICO EFFICACE.

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La fiducia è cruciale per il successo della tua prima visita.

Un preventivo ben pensato è un generatore di fiducia.
Uno dei tanti.

Per compiere fino in fondo il suo mestiere deve avere determinati attributi.

Quattro solo le caratteristiche fondamentali per raggiungere questo scopo: completezza, leggibilità, comprensione, trasparenza.

La mancanza di uno di questi elementi compromette la fiducia del cliente e, di conseguenza, la possibile chiusura di un accordo.

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COME UN DIAMANTE: LAVORA SUI PARTICOLARI PER RENDERE LA COMUNICAZIONE DEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO UNICA E PREZIOSA.

COME UN DIAMANTE: LAVORA SUI PARTICOLARI PER RENDERE LA COMUNICAZIONE DEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO UNICA E PREZIOSA.

Parla di loro e ti ascolteranno.

Esponi i benefici che ne trarranno e avrai la loro attenzione.

Dagli una valida motivazione e ti seguiranno.

Il senso è quello di essere utili agli altri mantenendo il focus su un’attività fondamentale per uno studio odontoiatrico, professionista o azienda: avere una comunicazione costante che faccia in modo che noi saremo sempre presenti nella mente di quelle persone e, soprattutto, che gli siamo utili.

Trasforma i tuoi messaggi di Buon Natale in una serie di consigli utili da inviare per affrontare le prossime festività.

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CAPITANI E GREGARI: COME L’EXTRA CLINICA VALORIZZA E PORTA AL SUCCESSO LA CLINICA IN PRIMA VISITA

CAPITANI E GREGARI: COME L’EXTRA CLINICA VALORIZZA E PORTA AL SUCCESSO LA CLINICA IN PRIMA VISITA

Il lavoro che svolge la segreteria nelle fasi iniziali è propedeutico alla visita clinica.

E’ un pò come nel ciclismo dove c’è il capitano e ci sono i gregari.
Il gregario è una figura fondamentale per il successo del capitano.

Su quei preventivi firmati non c’è il nome di chi ha accolto il paziente o presentato il preventivo, tuttavia queste persone concorrono fortemente al successo dello studio.
Aiutano il capitano a vincere la gara.

Gli passano le borracce d’acqua, si frappongono tra lui e un avversario per creargli un vantaggio, gli permettono di riposare quando necessario.

Un ottimo gregario sarà la fortuna del suo capitano.
Nella prima visita non è diverso, anzi.
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I FONDAMENTALI DELLA TUA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA: GLI ACCORDI ECONOMICI

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Lavorare sui fondamentali è uno dei segreti (di Pulcinella) per ottenere un livello qualitativo elevato e, come conseguenza naturale, acquisire un numero sempre maggiore di pazienti in prima visita.

Il problema è che, a volte, ci perdiamo nelle basi.
Sembra quasi che siamo più concentrati sulle cose superflue, secondarie,
piuttosto che sul consolidare delle solide basi.

Ne parlo nel mio articolo.
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TESTIMONIANZE CONSULENZA TOSHIRO SAVOIA - REMIX

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