20 Luglio 2023

L’IMPORTANZA DEI PROTOCOLLI DI LAVORO EXTRA CLINICI NELLE STRUTTURE ODONTOIATRICHE: GUIDA ALLA CREAZIONE E GESTIONE

L'Importanza dei Protocolli di Lavoro Extra Clinici nelle Strutture Odontoiatriche: Guida alla Creazione e Gestione - I protocolli di lavoro seguono la regola del “fine pena mai”. La data di…

I protocolli di lavoro seguono la regola del “fine pena mai”. 

La data di inizio è certa mentre il giorno in cui saranno definitivi
non è dato saperlo.

In questi giorni sono stato ospite di una struttura odontoiatrica per la presentazione di un mio evento formativo per la gestione extra clinica della prima visita.

Prima di parlare ho avuto il piacere di assistere alla relazione di un clinico molto noto e, con grande interesse, non ho potuto fare a meno di trovare diverse similitudini tra l’approccio clinico e scientifico dei casi proposti.

Attenzione al particolare, scelte strategiche, misurazioni, follow up cadenzati, altre misurazioni.

Tutte con lo scopo di migliorare con dedizione e costanza la propria professionalità e i successivi interventi.

Clinica ed extra clinica sono più simili di quanto pensi.

Oggi voglio condividere con te alcune riflessioni e modalità operative per una gestione efficace dei protocolli di lavoro extra clinici. Partiamo da cosa succede se non sono presenti o non vengono utilizzati per poi capire quali sono le regole di base per strutturarli.

COSA ACCADE SENZA I PROTOCOLLI DI LAVORO EXTRA CLINICI

Disorganizzazione e confusione

Senza protocolli ben definiti, le strutture odontoiatriche possono subire una disorganizzazione interna che rende difficile per il personale lavorare in modo coordinato. Questa mancanza di chiarezza può portare a errori, ritardi nei trattamenti e disorientamento generale.

Comunicazione inefficace

La comunicazione tra i membri dello staff è fondamentale per fornire cure di qualità. La mancanza di protocolli può generare incomprensioni, malintesi e persino conflitti, compromettendo la collaborazione e l’efficacia del team.

Esperienza del paziente compromessa

I protocolli extra clinici sono essenziali per garantire un’esperienza positiva ai pazienti. Senza di essi, i tempi di attesa possono aumentare, l’accoglienza può essere scarsa e la gestione degli appuntamenti potrebbe essere caotica, diminuendo la soddisfazione generale del paziente.

Inefficienze operative 

La mancanza di protocolli standardizzati può comportare sprechi di tempo e risorse. Attività ripetitive possono richiedere più tempo del necessario, causando ritardi e rallentamenti nella routine quotidiana.

8 REGOLE PER LA CREAZIONE E GESTIONE DEI PROTOCOLLI DI LAVORO EXTRA CLINICI

Definire obiettivi chiari

I protocolli devono avere obiettivi chiari e misurabili. Ad esempio, se il protocollo riguarda la gestione degli appuntamenti, l’obiettivo potrebbe essere ridurre il numero di disdette dei pazienti del 20% entro un determinato periodo.

Coinvolgere il personale

Coinvolgere tutti i membri dello staff nella creazione dei protocolli è essenziale. 

Ogni ruolo ha un punto di vista unico e prezioso sulla routine quotidiana, quindi è importante considerare le opinioni di tutti. Ciò favorirà senso di appartenenza e responsabilità all’interno del team.

E’ necessario adottare una strategia definita “bottom up” che parte dal basso. Al contrario, se i protocolli saranno calati dall’alto e imposti è molto facile che non verranno applicati.

Standardizzare i processi

Puoi partire con l’identificare i processi chiave all’interno della struttura e standardizzarli. Ciò significa stabilire procedure dettagliate e uniformi per svolgere ogni compito, dalla gestione della chiamata in entrata a come presentare un preventivo di spesa o come gestire i preventivi in stand by.

La standardizzazione garantisce mediamente una maggiore qualità erogata e un miglioramento dei processi di lavoro che porteranno anche a un miglioramento dei principali indici aziendali: fatturato, flusso di cassa e utile.

Definire le procedure e le linee guida

Una volta definito l’obiettivo, coinvolto il personale e identificati i processi e le attività principali, passa alla definizione delle procedure e delle linee guida del protocollo. 

Queste procedure dovrebbero essere chiare, dettagliate e step-by-step, in modo che ogni membro del team sappia esattamente cosa fare e come farlo. 

Documentare i protocolli

Tutti i protocolli devono essere documentati in modo chiaro e accessibile a tutti i membri del team. Utilizzare formati facilmente consultabili e aggiornarli regolarmente in base alle esigenze in evoluzione della struttura.

Puoi utilizzare documenti cartacei o formati digitali, come file PDF o documenti condivisi online. Assicurati di includere tutte le informazioni necessarie, comprese le istruzioni, i tempi stimati e le responsabilità specifiche per ogni membro del team coinvolto.

Io personalmente adotto delle cartelle condivise su Drive con un file che offre una mappatura generale, con i processi coinvolti, le attività che vengono suddivise in protocolli, dispense, check list e tutto quello che può essere utile a far comprendere in maniera semplice come eseguire una determinata attività.

Formazione continua

Garantire che tutti i membri del team siano adeguatamente formati sui protocolli e le eventuali modifiche apportate. Organizzare sessioni di formazione periodiche per assicurarsi che il personale sia sempre aggiornato sulle procedure.

Monitoraggio e misurazione

Una volta implementato il protocollo, inizia a monitorare e misurare i risultati. Definisci metriche chiave per misurare il successo del protocollo, come il numero di appuntamenti confermati, il tasso di accettazione e il livello di soddisfazione del paziente. Utilizza queste metriche per valutare l’efficacia del protocollo e apportare eventuali miglioramenti.

Controllo continuo e adattamento (fine pena mai)

Un protocollo extra clinico non deve essere considerato un lavoro concluso una volta implementato. È importante eseguire un controllo continuo per identificare eventuali problemi o aree di miglioramento. 

Raccogli feedback dal personale e dai pazienti e apporta i cambiamenti necessari per ottimizzare il protocollo nel tempo. Stabilisci degli incontri cadenzati per discutere dei feedback raccolti e apportare le dovute modifiche.

CONCLUSIONI

La presenza di protocolli di lavoro extra clinici all’interno delle strutture odontoiatriche è un fattore cruciale per garantire l’efficienza operativa, la comunicazione interna e l’esperienza complessiva del paziente. Senza di essi, le strutture rischiano di trovarsi disorganizzate, inefficienti e incapaci di fornire una cura ottimale. 

Seguendo le regole per la creazione e gestione dei protocolli, il personale odontoiatrico può garantire una migliore collaborazione e una cura di alta qualità per i pazienti, migliorando così il successo e la reputazione della struttura.

COMPITI PER CASA

Se hai creato i tuoi protocolli ho alcune domande per te.

Hai mai fatto una revisione dei protocolli creati? 

Quando è stata l’ultima volta?

Se non hai dei protocolli extra clinici il tuo compito sarebbe quello di individuare le principali attività e partire con il primo.

Buon lavoro e un caro saluto.

Toshiro

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Uno dei motivi per cui fai difficoltà a farti accettare i preventivi è che nella relazione con il paziente in prima visita, spesso e volentieri, viene a crearsi una comunicazione basata di ipotesi.

“È un errore enorme teorizzare a vuoto. Senza accorgersene, si comincia a deformare
i fatti per adattarli alle teorie, anziché il viceversa.”
Sherlock Holmes

Deformiamo la realtà e i fatti a nostro uso e consumo, secondo quelle che sono le nostre interpretazioni. Chiediamo poco o nulla alla persona che abbiamo di fronte, quando la soluzione è quella di fare un’attenta analisi dei bisogni (svelato il segreto, ora se vuoi puoi anche terminare la lettura).

E queste ipotesi ti costano caro.

L’AGO DELLA BILANCIA: COME GESTIRE LE ASPETTATIVE DEL PAZIENTE IN PRIMA VISITA

L’AGO DELLA BILANCIA: COME GESTIRE LE ASPETTATIVE DEL PAZIENTE IN PRIMA VISITA

E’ inutile nasconderci dietro un dito, tutti noi nutriamo continuamente delle aspettative.
Anche tu, in questo momento, approcciandoti a questo mio articolo nutri delle aspettative.

Speri di non perdere tempo e poter acquisire nuove informazioni, nuovi punti di vista da poter utilizzare nel tuo lavoro con la prospettiva di migliorarlo.

Le aspettative, se non esplicitate e gestite sono tra le maggiori cause di frustrazioni, fraintendimenti e conflitti tra le persone.

Parlo di questo nel mio nuovo articolo.

GIOCARE A CARTE SCOPERTE

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Investire nella comprensione accurata del potenziale di spesa dei pazienti odontoiatrici è un passo fondamentale per migliorare la gestione delle tue prime visite e ottimizzare i risultati.

IL DIAGRAMMA DI FLUSSO

IL DIAGRAMMA DI FLUSSO

A livello organizzativo e operativo, schematizzare le attività da eseguire ci offre l’opportunità di comprenderle meglio e, nel caso fosse necessario, analizzare eventuali criticità e apportare con immediatezza soluzioni efficaci per migliorarle.

Ogni schematizzazione, dal mio punto di vista, per funzionare adeguatamente dovrebbe avere quattro caratteristiche peculiari:

– facile da interpretare,
– comprensibile a chiunque,
– schematica, nel senso che al suo interno le informazioni devono ridursi al minimo indispensabile (non è un protocollo),
– e di immediata.

LE PERCEZIONI ERRATE E L’IMPORTANZA DEL CONTROLLO DI GESTIONE NELLA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

LE PERCEZIONI ERRATE E L’IMPORTANZA DEL CONTROLLO DI GESTIONE NELLA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

La mancanza di un controllo di gestione accurato equivale ad affidarsi alle proprie sensazioni e questo, nella stragrande maggioranza dei casi, potrebbe risultare molto pericoloso.
La gestione di uno studio odontoiatrico è una sfida continua, soprattutto in un settore sempre più competitivo, dove i margini di guadagno diminuiscono e i pazienti hanno crescenti pretese.
In questo contesto, il controllo di gestione e l’analisi delle statistiche relative alla prima visita odontoiatrica giocano un ruolo fondamentale.
In questo articolo, esploreremo alcuni aspetti, come ad esempio le percezioni errate diffuse tra i titolari e i responsabili delle strutture odontoiatriche, riguardo al controllo di gestione e di come queste possano nascondere insidie, problemi e mancate opportunità.

DA POTENZIALI A EFFETTIVI

DA POTENZIALI A EFFETTIVI

Convertire i pazienti potenziali in effettivi è un obiettivo cruciale per qualsiasi struttura odontoiatrica.

Il fatto che i pazienti vengano da te per fare una prima visita non equivale all’accettazione del preventivo. Non esiste una correlazione diretta tra questi due elementi e deve essere affrontata con una strategia adeguata.

La conversione non è un diritto acquisito, non è la pensione dopo anni di lavoro svolto e contributi pagati.

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TESTIMONIANZE CONSULENZA TOSHIRO SAVOIA - REMIX

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