Immagina di giocare al tuo sport preferito, se è uno sport di squadra è meglio.

Calcetto? Paddle? Pallavolo? Basket? Rugby o football americano?

Sei preso nel tuo sforzo atletico, nella foga del gioco, ma c’è un problema, anzi, forse più di uno.

Non sai a che minuto di gioco state, chi ha segnato, quanti gol avete fatto e quanti subiti.

Ti affanni, corri da una parte all’altra, sei stanco, esausto e affranto.

Forse l’unica cosa che conosci è il tuo personale risultato, ma sul resto della squadra non sai praticamente nulla.

Sembra assurdo, vero?

Eppure è quello che spesso avviene quotidianamente all’interno degli studi odontoiatrici proprio come il tuo. Forse anche nel tuo.

La comunicazione a volte è carente o di bassa qualità.

Le informazioni scambiate sono di bassa qualità.

Se esistono, gli strumenti a disposizione per monitorare vengono utilizzati parzialmente.

Senza dati prendi delle decisioni dettate dall’emozione del momento.

Ti sono stati appena approvati due preventivi e sembra che tutto vada a gonfie e vele, dimenticando gli altri cinque che ti hanno liquidato con un gentile “ci devo pensare”, “ne parlo a casa”, “ora non è il momento”.

Lavorare senza dati è come guardare il tabellone durante la partita e non vedere nessun punteggio. Zero.

Se non inserisci i dati sul gestionale, o lo fai in maniera parziale e inadeguata, questo non farà che aumentare il grado di inefficacia del lavoro fatto dallo studio.

Perché leggerai dei dati falsati, parziali e non veritieri su cui prenderai delle decisioni strategiche per il tuo studio.

Ma prima di tutto questo cosa c’è?

Preparazione, schemi, strategie, tattiche di gioco e un obiettivo da raggiungere.

Non conoscere il risultato del gioco è la punta di un iceberg ben più profondo.

Non sapere chi fa cosa, in quale zona del campo deve giocare, quali regole deve seguire sono le radici dei problemi che portano alla vera mancanza di consapevolezza nella gestione della prima visita.

Se comunichi in maniera non funzionale è esattamente come nascondere la palla mentre si sta giocando, è come tenersi il punteggio per se, non segnare i punti sul tabellone, è andare alla cieca.

Se non hai delle riunioni cadenzate in cui vengono discussi i vari aspetti della vita dello studio:

• revisione dei protocolli,
• modalità di gestione dei pazienti,
• nuovi strumenti di lavoro,
• saper utilizzare meglio i sistemi informatici esistenti,
• etc.

la tua comunicazione, e di conseguenza la tua organizzazione, sarà inefficiente e tutto questo si rifletterà sui numeri dello studio.

E’ proprio per questo che, ora più che mai, ti serve una strategia.

Avere una strategia ti è utile se:

1. il tuo studio lavora e non ha particolari problemi, anzi ti sembra che vada molto bene.

Questa condizione è senza dubbio la migliore perché andresti a rafforzare ulteriormente le prestazioni del tuo studio introducendo quelle poche cose che ti faranno alzare ulteriormente la qualità del servizio offerto.

2. Il tuo studio fatica ad acquisire pazienti, la media preventivi è bassa e i pazienti faticano ad accettare.

Se sei in questa condizione devi mettere velocemente mano alla gestione della tua prima visita.

Ogni minuto in più che passi lavorando con un sistema che non funziona ti arreca danni non recuperabili.

Ti auguro una splendida giornata.
Toshiro