Il “setting ambientale” ovvero, un luogo in cui il paziente si sente a proprio agio e, nel contesto della fase di intervista o presentazione del preventivo, si senta libero di aprirsi a noi e, se necessario, darci informazioni importanti e farci confidenze che in un altro luogo, come a titolo di esempio il front office, sarebbe veramente difficile fare. L’organizzazione e la costruzione di un ambiente adeguato all’accoglienza del paziente e alla gestione di alcune aree critiche della prima visita sono la chiave per ottenere tutti gli elementi di base necessari per poter instaurare un rapporto di empatia e fiducia con lo scopo di ottenere le informazioni necessarie per gestire al meglio il paziente. Nessuno si confiderà con te se non è a proprio agio.
6 Luglio 2023

LA CURA DEGLI AMBIENTI E IL MANAGEMENT NELLA TUA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

Il “setting ambientale” ovvero, un luogo in cui il paziente si sente a proprio agio e, nel contesto della fase di intervista o presentazione del preventivo, si senta libero di…

 

Scopri come costruire e gestire al meglio l’ambiente all’interno della tua struttura odontoiatrica.

“Quando varcai la porta, mi ritrovai in un’enorme sala che mi lasciò senza fiato. Le pareti erano rivestite da marmo scintillante, con affreschi intricati che si estendevano fino al soffitto a volta, sostenuto da colonne massicce. Un soffuso bagliore proveniva dai sontuosi lampadari che pendevano dal soffitto, illuminando la sala con una luce calda e avvolgente. Il pavimento di marmo lucido rifletteva ogni dettaglio, come uno specchio, creando l’illusione di un’infinità di spazio. Mi sentii completamente sopraffatto dalla grandezza dell’ambiente, dal senso di maestosità che emanava. Era come se il peso della storia e del potere si fosse accumulato in quel luogo, avvolgendo ogni angolo con una presenza imponente. Il mio respiro si fece lento, mentre gli occhi si perdevano nel vasto panorama davanti a me. In quel momento, mi resi conto di essere solo un granello di sabbia in confronto alla grandezza di quel luogo, eppure, allo stesso tempo, mi sentii parte di qualcosa di molto più grande di me stesso.”

“Il codice da Vinci” di Dan Brown

L’USO DEGLI AMBIENTI E DEGLI SPAZI NELL’ANTICHITA’

Nel tempo, nei secoli, per le persone di potere l’ambiente è sempre stato uno degli strumenti da utilizzare per mostrare e sottolineare la loro potenza, il loro status quo.

Imperatori, zar, re, principi, dittatori fino ad arrivare ai giorni nostri con politici, imprenditori e uomini di potere in genere, hanno saputo utilizzare con grande maestria gli ambienti.

Decorazioni sontuose, materiali pregiati, troni, ritratti di famiglia, statue e busti, fontane, giardini, guardie, servitori, illuminazione e dimensioni imponenti degli stessi avevano tutti un unico scopo, comunicare la loro potenza e grandezza.

Sale d’aspetto enormi, fuori misura, create con l’intento di mettere in soggezione l’avventore che temporaneamente soggiornava in attesa di essere accolto in un ambiente ancora più grande e sontuoso.

Augusto, considerato come il primo vero imperatore romano, nella sua residenza sul Palatino, aveva una sala cerimoniale chiamata “Sala di Apollo”, dove le pareti erano decorate con affreschi che rappresentavano scene mitologiche e che lo glorificavano come discendente di Apollo. 

Questa sala aveva lo scopo di comunicare il suo legame con il divino e la sua potenza come imperatore.

LA CURA E LO SCOPO DEGLI AMBIENTI NEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO

Certo tu non sei Augusto (e manco io) e, molto probabilmente, la tua sala d’attesa non sarà certo come quella di Apollo ma, anche in questo caso, anche oggi possiamo portarci a casa qualcosa di buono .

Uno su tutti, dovrebbe essere l’attenzione e la cura dell’ambiente in cui il tuo paziente soggiorna.

Ad esempio, la sala d’attesa, l’ufficio in cui dovrebbe svolgersi la fase di intervista e presentazione del preventivo e la sala operativa sono tutti ambienti su cui potresti lavorare per creare il contesto giusto per il raggiungimento di uno scopo preciso.

Ognuno di questi ambienti dovrebbe lavorare per uno scopo definito.

Prendiamo anche atto del fatto che, rispetto alle figure citate in  precedenza, noi dobbiamo lavorare al contrario, creando un contesto in cui la persona si senta subito a proprio agio.

Loro volevano esercitare la loro influenza, stupire, sottomettere e dimostrare con tutti i mezzi il loro potere e la loro ricchezza, noi dobbiamo lavorare in senso inverso.

IL SETTING AMBIENTALE NEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO

Dovremmo creare quello che in psicologia viene descritto come “setting ambientale” ovvero, un luogo in cui il paziente si sente a proprio agio e, nel contesto della fase di intervista o presentazione del preventivo, si senta libero di aprirsi a noi e, se necessario, darci informazioni importanti e farci confidenze che in un altro luogo, come a titolo di esempio il front office, sarebbe veramente difficile fare.

L’organizzazione e la costruzione di un ambiente adeguato all’accoglienza del paziente e alla gestione di alcune aree critiche della prima visita sono la chiave per ottenere tutti gli elementi di base necessari per poter instaurare un rapporto di empatia e fiducia con lo scopo di ottenere le informazioni necessarie per gestire al meglio il paziente.

Nessuno si confiderà con te se non è a proprio agio.

ORGANIZZAZIONE DEL SETTING IN FASE DI INTERVISTA

Una delle fasi più delicate, non fosse altro perché il paziente è appena entrato in struttura, è quella dedicata alla gestione documentale e all’intervista.

Per poterla eseguire in maniera adeguata dovremmo avere uno spazio dedicato in cui accogliere il paziente. Uno spazio privato in cui la persona possa rilassarsi e sentirsi a libera di aprirsi al dialogo.

Questa stanza dovrebbe avere determinate caratteristiche strutturali, organizzative e ambientali.

Ad esempio, un ambiente fisico accogliente e confortevole può contribuire a far sentire le persone a proprio agio. Ciò potrebbe includere arredi confortevoli (sedie comode), una scrivania ampia e libera da tutto quello che potrebbe raffigurare una possibile ostruzione, l’uso di colori rilassanti, immagini rassicuranti o foto dei pazienti.

Una corretta organizzazione potrebbe evitare interruzioni da parte di chiunque, sia fisiche che telefoniche. Io su questo sono un pò estremo e il mio diktat è sempre stato: disturbami solo e unicamente se lo studio sta andando a fuoco!

Durante le conversazioni importanti (a volte intime) con il paziente, è fondamentale evitare interruzioni o distrazioni che potrebbero impedirgli di concentrarsi sulla comunicazione e poter riflettere sulle domande che gli farai e sulle proprie preoccupazioni (punto di dolore). 

Altro aspetto legato all’organizzazione è quello di assicurarsi di dedicare tutto il tempo e l’attenzione necessari al paziente. Il mio motto è sempre: investi 10 minuti ora per risparmiarne 100 dopo!

Dieci minuti investiti nell’acquisire i dati, comprendere e elaborare le informazioni che ti fornirà il paziente ti farà risparmiare tanto, ma tanto tempo nella gestione delle obiezioni e dei richiami (quando vengono eseguiti) dei preventivi in attesa (stand by).

CONCLUSIONI

Studiare e creare un ambiente pensato strategicamente per migliorare la qualità percepita della prima visita, come ben saprai, non è una cosa banale. Tutto deve essere attentamente bilanciato per mantenere coerenza nei valori che vogliamo trasmettere al paziente che si rapporta con noi per la prima volta (anche se viene dal passaparola).

COMPITI PER CASA

Domani arriva qualche minuto prima in studio, quando non c’è ancora nessuno e guardalo con gli occhi di un possibile nuovo paziente.

Ti piace?

Cambieresti qualcosa?

Manca qualcosa?

Buon lavoro e un caro saluto.

Toshiro

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IL MIO NUOVO LIBRO

LA GESTIONE STRATEGICA
DELLA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

I 4 PUNTI CARDINALI DELLA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

I 4 PUNTI CARDINALI DELLA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

Ci sono quattro fasi per la gestione ottimale di ogni trattativa e quindi, di conseguenza, anche della prima visita:

1. la fase empatica,
2. quella di indagine o esplorativa,
3. la creazione della proposta,
4. e in ultimo, la fase di chiusura.

Ognuna di queste fasi è propedeutica alla successiva.
Non rispettarle ti farà sprecare molte risorse.

Se le sai utilizzare il cerchio NON si chiude.
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IL PASSAGGIO GENERAZIONALE IN PRIMA VISITA: COME RINNOVARSI E PROSPERARE.

IL PASSAGGIO GENERAZIONALE IN PRIMA VISITA: COME RINNOVARSI E PROSPERARE.

L’importanza del passaggio generazionale va oltre la semplice successione nelle posizioni lavorative.

Rappresenta un’opportunità per rinnovare e arricchire il settore con nuove idee, approcci e modalità di cura che possano rispondere meglio alle esigenze di una società in continua evoluzione.

Affrontare con successo questa transizione è cruciale per assicurare la resilienza e la vitalità del tuo studio odontoiatrico nel lungo termine.

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LE 4 CARATTERISTICHE FONDAMENTALI PER UN PREVENTIVO ODONTOIATRICO EFFICACE.

LE 4 CARATTERISTICHE FONDAMENTALI PER UN PREVENTIVO ODONTOIATRICO EFFICACE.

La fiducia è cruciale per il successo della tua prima visita.

Un preventivo ben pensato è un generatore di fiducia.
Uno dei tanti.

Per compiere fino in fondo il suo mestiere deve avere determinati attributi.

Quattro solo le caratteristiche fondamentali per raggiungere questo scopo: completezza, leggibilità, comprensione, trasparenza.

La mancanza di uno di questi elementi compromette la fiducia del cliente e, di conseguenza, la possibile chiusura di un accordo.

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COME UN DIAMANTE: LAVORA SUI PARTICOLARI PER RENDERE LA COMUNICAZIONE DEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO UNICA E PREZIOSA.

COME UN DIAMANTE: LAVORA SUI PARTICOLARI PER RENDERE LA COMUNICAZIONE DEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO UNICA E PREZIOSA.

Parla di loro e ti ascolteranno.

Esponi i benefici che ne trarranno e avrai la loro attenzione.

Dagli una valida motivazione e ti seguiranno.

Il senso è quello di essere utili agli altri mantenendo il focus su un’attività fondamentale per uno studio odontoiatrico, professionista o azienda: avere una comunicazione costante che faccia in modo che noi saremo sempre presenti nella mente di quelle persone e, soprattutto, che gli siamo utili.

Trasforma i tuoi messaggi di Buon Natale in una serie di consigli utili da inviare per affrontare le prossime festività.

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CAPITANI E GREGARI: COME L’EXTRA CLINICA VALORIZZA E PORTA AL SUCCESSO LA CLINICA IN PRIMA VISITA

CAPITANI E GREGARI: COME L’EXTRA CLINICA VALORIZZA E PORTA AL SUCCESSO LA CLINICA IN PRIMA VISITA

Il lavoro che svolge la segreteria nelle fasi iniziali è propedeutico alla visita clinica.

E’ un pò come nel ciclismo dove c’è il capitano e ci sono i gregari.
Il gregario è una figura fondamentale per il successo del capitano.

Su quei preventivi firmati non c’è il nome di chi ha accolto il paziente o presentato il preventivo, tuttavia queste persone concorrono fortemente al successo dello studio.
Aiutano il capitano a vincere la gara.

Gli passano le borracce d’acqua, si frappongono tra lui e un avversario per creargli un vantaggio, gli permettono di riposare quando necessario.

Un ottimo gregario sarà la fortuna del suo capitano.
Nella prima visita non è diverso, anzi.
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I FONDAMENTALI DELLA TUA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA: GLI ACCORDI ECONOMICI

I FONDAMENTALI DELLA TUA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA: GLI ACCORDI ECONOMICI

Lavorare sui fondamentali è uno dei segreti (di Pulcinella) per ottenere un livello qualitativo elevato e, come conseguenza naturale, acquisire un numero sempre maggiore di pazienti in prima visita.

Il problema è che, a volte, ci perdiamo nelle basi.
Sembra quasi che siamo più concentrati sulle cose superflue, secondarie,
piuttosto che sul consolidare delle solide basi.

Ne parlo nel mio articolo.
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AL BAR DEL PAESE – STRATEGIE DA APPLICARE NEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO PER OTTENERE PAZIENTI MIGLIORI

AL BAR DEL PAESE – STRATEGIE DA APPLICARE NEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO PER OTTENERE PAZIENTI MIGLIORI

In ogni paese o quartiere c’è sempre il bar di riferimento.
In ogni luogo esiste quello “figo”.
In ogni città, paese o zona è facile trovare diversi bar.
Ognuno di questi ha la propria clientela.
Ognuno di questi, se ben ci pensi, ha una proposta precisa
che ha fatto in modo che si formasse la clientela che ora lo frequenta.
Quello degli aperitivi, proprio in virtù della sua caratteristica peculiare, ha un’impostazione precisa sia nella proposta: 10 euro a persona, drink e buffet compreso, dalle 18 alle 21.
Poi c’è il bar bello, quello con la clientela migliore.
Cosa ha fatto per arrivare a questo risultato?
E cosa potresti fare per ottenere lo stesso per il tuo studio odontoiatrico?
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LA PRIMA VISITA E’ UN GIOCO DI CENTIMETRI

LA PRIMA VISITA E’ UN GIOCO DI CENTIMETRI

La prima visita è un gioco di centimetri, e questi centimetri stanno dappertutto.
Sono disseminati in tutto il percorso.
Sta solo a te coglierli.

La prima visita dura una manciata di minuti in cui si decide tutto.
E’ un lavoro di squadra dove ognuno di noi deve cercare di dare il meglio.
Dove ognuno, rispetto al suo ruolo, dovrebbe avere il compito e l’obiettivo
di conquistare dei centimetri.

Il tempo della prima visita è definito e dobbiamo giocarci tutto in quei pochi minuti.
Non c’è una seconda opportunità.

Il tempo e l’esperienza mi ha fatto capire che la prima visita è una questione di centimetri.
Non c’è quasi mai l’unico grande colpo, ma ci sono una serie infinita di piccole conquiste.
Una dopo l’altra, un pezzo alla volta.
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