Quello che penso del controllo di gestione in prima visita in 662 parole.

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Non riconoscere un proprio problema equivale a non averlo?

Eppure, ci stanno dentro quasi tutti.

Chi vuole aumentare il numero dei propri pazienti, chi ha problemi di fatturato e chi no, perché, fondamentalmente, ognuno di questi sta perdendo delle opportunità.

Negli ultimi anni sta prendendo sempre più piede la cultura dei numeri e il ricorso ad una materia che, fino a qualche tempo fa, era utilizzata da pochissimi: il controllo di gestione.

Se è vero che molti si sono avvicinati a questo tipo di pratica è altrettanto vero che pochissimi eseguono il controllo di gestione sulla prima visita.

La maggior parte degli studi che ho conosciuto non ha il polso del loro andamento.

Non esiste una cultura in questo senso.

Non esiste un reale controllo delle “performance”, di qualsiasi natura esse siano.

A volte, i dati in analisi non sono reali e manifestano quell’effetto Garbage (spazzatura) che li rende quasi inutili o comunque da prendere con le pinze.

Questo perché non esistono delle regole di gestione dei preventivi e questo ci porta ad avere dei dati sballati, al ribasso o al rialzo.

Eppure, se ci pensi e come ben saprai, parte tutto da lì, dalla prima visita.

Se non ci fossero dei nuovi preventivi e nuove prestazioni da eseguire non ci sarebbe futuro.

Quello che i miei occhi vedono e le mie orecchie ascoltano è una distorsione della realtà e, spesso, una differenza sostanziale tra il percepito e quella che è l’oggettività dei numeri.

Uno pensa di avere il 90% di accettazioni quando, nella realtà, non arriva neanche al 60.

Che fine ha fatto quel 40%?

Se avessi il polso della situazione sono quasi sicuro che quel 40 vorresti in qualche modo recuperarlo.

E poi di cosa parliamo? 

Il 90 su chi e su cosa?

Rispetto al canale di provenienza le percentuali possono variare sensibilmente.

I pazienti provenienti dal passaparola, normalmente, hanno un tasso di accettazione più alto, come quelli delle convenzioni assicurative mentre il vero banco di prova è sui pazienti “freddi”: è lì che si vede quanto la tua prima visita è efficace.

Inoltre, non è ancora chiara la differenza tra una dato qualitativo e uno quantitativo.

Le soluzioni più comuni in questi casi sono, in ordine sparso, e senza la pretesa di essere esaustivo:

• non fare nulla,
• dare la colpa al mondo crudele,
• dare la colpa alla concorrenza (le catene il male assoluto!),
• tentare attività di marketing “caserecce”.

Purtroppo, ognuna di queste soluzioni ha in sé delle insidie, perché essere inattivi ti porterà verso un lento declino; fare finta di non vedere il problema, non interessarsi o non conoscerlo non ti preserverà, prima o poi dal doverlo affrontare. 

Dare la colpa agli altri non ti aiuterà ad aumentare i tuoi indici aziendali.

Nella maggior parte dei casi, le attività di marketing “fai da te” portano via tempo e non producono risultati. Tempo che potresti dedicare a qualcosa di molto più produttivo.

Inoltre, se scegli di affidarti a un’agenzia esterna (cosa buona e giusta), devi comprendere che le attività di marketing professionali non vengono sfruttate adeguatamente perché, non avendo un accurato controllo di gestione non riesci a valutare il tuo lavoro e, a cascata, neanche il loro.

In questi anni, in merito a questo argomento ho capito e consolidato poche cose, ma solide come il granito. Se non hai dati:

1. non puoi sapere dove stai sbagliando,
2. non puoi migliorare/ottimizzare,
3. non hai controllo,
4. non puoi aiutarti e aiutare chi collabora con te,
5. solo grazie ad un’analisi attenta dei tuoi dati puoi migliorare i tuoi indici.

Cinque consigli per iniziare da subito a fare controllo di gestione sulla tua prima visita:

1. scegli pochi dati da analizzare,
2. imposta delle regole di gestione,
3. monitorali con costanza,
4. crea dei momenti di condivisione calendarizza questi appuntamenti,
5. analizza i dati e fai delle scelte strategiche per migliorare costantemente la tua prima visita ed i tuoi indici aziendali.

Spero di esserti stato utile!

Detto questo, ho due cose importanti da dirti e su cui mi piacerebbe avere la tua massima attenzione.

1. Ricorda che puoi rimanere sempre aggiornato sui contenuti che pubblico (una volta a settimana) iscrivendoti alla mia newsletter che ha come motto “Prendi GRATIS quello che gli altri ti fanno pagare”.

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2. Sapevi che è uscito il primo libro dedicato alla gestione extra clinica della prima visita odontoiatrica?

L’ho scritto io. 487 pagine in cui analizzo la prima visita toccando tutti i vari passaggi in cui lo studio interagisce
con il paziente ed in cui ti offro strategie e strumenti testati con successo in questi anni e con decine di clienti soddisfatti.

Lo puoi ottenere andando nella home page e compilando il modulo.

Ora è veramente tutto.

Buona giornata e buon lavoro!
Toshiro

Autore, creatore di contenuti, divulgatore, formatore e consulente extra clinico per le strutture odontoiatriche, specializzato nella gestione del percorso paziente in prima visita, che approccio dal punto di vista organizzativo, comunicazionale e del controllo di gestione. Da anni supporto gli studi odontoiatrici italiani a offrire ai propri pazienti un’esperienza unica e distinguersi nel proprio settore.