I “buchi” in agenda sono una delle piaghe peggiori dello studio odontoiatrico.
Quante volte ti sarà capitato di avere l’agenda piena e di trovarti all’improvviso con diverse disdette?
Specialmente quelle all’ultimo momento, sono una della parti più delicate della gestione dell’agenda.
E quante volte sarà capitato a qualche tuo collaboratore che, giustamente, è venuto a lamentarsi con te con chi gli gestisce l’agenda?
Magari una giornata con un appuntamento alle 9 e l’altro alle 12? Come dargli torto?
In questo momento storico pesano come dei macigni perché le tempistiche per ogni prestazione, tra triage, igienizzazione, sanificazione e tutte le normali attività si sono diluite.
Siamo passati dal concetto di saturazione delle poltrone a quello di diluizione.
E’ proprio per questo che, ora più che mai, è di fondamentale importanza che questa attività non sia più presa con leggerezza, ma ci sia una forte focalizzazione ed educazione dei pazienti nel rispetto degli appuntamenti presi.
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Vantaggi e Benefici nella gestione delle Disdette
Gestire con efficacia le disdette è chiaramente una questione di metodo e tempistiche.
I vantaggi nella loro gestione sono una maggiore efficienza del lavoro dello studio, maggiore armonia tra personale e collaboratori e un migliore servizio offerto ai tuoi pazienti (di questo te ne parlo alla fine).
I benefici sono una produttività costante, visto che lo studio non rimane fermo e quindi un maggior fatturato.
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Tempi e Modi per al gestione delle disdette
Il flusso di gestione e prevenzione delle disdette può essere fatto manualmente dalle persone o automatizzato tramite programmi gestionali.
Che sia una gestione manuale o automatizzata la cosa importante sono le tempistiche e gli strumenti con cui viene svolta.
C’è un flusso logico da seguire e che io propongo negli studi con cui collaboro:
- Una settimana prima dell’appuntamento invio di SMS e/o mail;
- Tre giorni prima stesso invio:
- La mattina del giorno prima chiamata da parte della segreteria a chiunque non ha risposto nè alla mail nè all’ SMS.
Chiaramente il flusso, secondo le esigenze può essere più o meno articolato e va gestito con una comunicazione studiata ed efficace.
Gestire questo flusso permetterà alla segreteria di essere meno impegnata in chiamate ai pazienti per la conferma, che si sà:
“sono fuori, non rispondono, mi richiami più, tardi, etc…etc…”
e le lascerà il tempo di dedicarsi ad attività più utili e a maggiore valore aggiunto.
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Come mai hai tante disdette?
Se nel tuo studio ti trovi ad affrontare questa problematica, le risposte a questa domanda fondamentalmente sono due:
- Organizzazione
- Educazione
Un flusso di lavoro per essere efficace ed efficiente deve essere pensato e creato. Nulla deve essere lasciato al caso.
Una segreteria poco efficiente si vede anche da come gestisce delle cose semplici come le disdette.
Queste infatti, insieme ad altri indicatori, ci fanno capire quanto è gestito lo studio.
Altra cosa è l’educazione del paziente.
Devi pensare che il paziente nel momento in cui viene nel tuo studio sta entrando a casa tua e sei tu che a casa tua detti le tue regole.
Perché mai ci sono studi dove i pazienti sono rispettosi degli appuntamenti e delle scadenze di pagamento, e altri che hanno disdette continue e sono in sofferenza finanziaria?
Certo, se sei tu il primo a fare ritardo…
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La lista “Last Minute” per essere più efficaci nella gestione delle disdette
Un suggerimento che sento di darti è che ancora pochissimi utilizzano in maniera strutturata è quello di inserire nel tuo protocollo di gestione delle disdette una lista di pazienti disponibili ad essere chiamati all’ultimo minuti che chiamerò “Lista Last Minute”.
Grazie all’utilizzo di questa lista:
- ridurrai notevolmente il numero di ore perse per gli appuntamenti mancati;
- ottimizzerai i tempi;
- non perderai soldi;
- non ti scontrerai con i tuoi collaboratori;
- e offrirai un ottimo servizio ai tuoi pazienti in lista.
Spero che questo piccolo ma indispensabile strumento possa esserti utile ad ottimizzare la tua agenda quotidiana.
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Quindi ricapitolando, per una corretta gestione delle disdette puoi agire su 3 fronti:
- organizzare la segreteria e il flusso di comunicazione studio-paziente,
- educare il paziente al rispetto degli appuntamenti,
- crearti una lista Last Minute.
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Compila il form per scaricare la tua Lista Last Minute da poter utilizzare subito in studio.
