10 Aprile 2020

Quali strategie puoi usare per la gestione delle disdette?

I “buchi” in agenda sono una delle piaghe peggiori dello studio odontoiatrico. Quante volte ti sarà capitato di avere l’agenda piena e di trovarti all’improvviso con diverse disdette? Specialmente quelle…

I “buchi” in agenda sono una delle piaghe peggiori dello studio odontoiatrico.

Quante volte ti sarà capitato di avere l’agenda piena e di trovarti all’improvviso con diverse disdette?

Specialmente quelle all’ultimo momento, sono una della parti più delicate della gestione dell’agenda.

E quante volte sarà capitato a qualche tuo collaboratore che, giustamente, è venuto a lamentarsi con te con chi gli gestisce l’agenda?

Magari una giornata con un appuntamento alle 9 e l’altro alle 12? Come dargli torto?

In questo momento storico pesano come dei macigni perché le tempistiche per ogni prestazione, tra triage, igienizzazione, sanificazione e tutte le normali attività si sono diluite.

Siamo passati dal concetto di saturazione delle poltrone a quello di diluizione.

E’ proprio per questo che, ora più che mai, è di fondamentale importanza che questa attività non sia più presa con leggerezza, ma ci sia una forte focalizzazione ed educazione dei pazienti nel rispetto degli appuntamenti presi.

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Vantaggi e Benefici nella gestione delle Disdette

Gestire con efficacia le disdette è chiaramente una questione di metodo e tempistiche.

I vantaggi nella loro gestione sono una maggiore efficienza del lavoro dello studio, maggiore armonia tra personale e collaboratori e un migliore servizio offerto ai tuoi pazienti (di questo te ne parlo alla fine).

I benefici sono una produttività costante, visto che lo studio non rimane fermo e quindi un maggior fatturato.

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Tempi e Modi per al gestione delle disdette

Il flusso di gestione e prevenzione delle disdette può essere fatto manualmente dalle persone o automatizzato tramite programmi gestionali.

Che sia una gestione manuale o automatizzata la cosa importante sono le tempistiche e gli strumenti con cui viene svolta.

C’è un flusso logico da seguire e che io propongo negli studi con cui collaboro:

  1. Una settimana prima dell’appuntamento invio di SMS e/o mail;
  2. Tre giorni prima stesso invio:
  3. La mattina del giorno prima chiamata da parte della segreteria a chiunque non ha risposto nè alla mail nè all’ SMS.

Chiaramente il flusso, secondo le esigenze può essere più o meno articolato e va gestito con una comunicazione studiata ed efficace.

Gestire questo flusso permetterà alla segreteria di essere meno impegnata in chiamate ai pazienti per la conferma, che si sà:

“sono fuori, non rispondono, mi richiami più, tardi, etc…etc…”

e le lascerà il tempo di dedicarsi ad attività più utili e a maggiore valore aggiunto.

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Come mai hai tante disdette?

Se nel tuo studio ti trovi ad affrontare questa problematica, le risposte a questa domanda fondamentalmente sono due:

  1. Organizzazione
  2. Educazione

Un flusso di lavoro per essere efficace ed efficiente deve essere pensato e creato. Nulla deve essere lasciato al caso.

Una segreteria poco efficiente si vede anche da come gestisce delle cose semplici come le disdette.

Queste infatti, insieme ad altri indicatori, ci fanno capire quanto è gestito lo studio.

Altra cosa è l’educazione del paziente.

Devi pensare che il paziente nel momento in cui viene nel tuo studio sta entrando a casa tua e sei tu che a casa tua detti le tue regole.

Perché mai ci sono studi dove i pazienti sono rispettosi degli appuntamenti e delle scadenze di pagamento, e altri che hanno disdette continue e sono in sofferenza finanziaria?

Certo, se sei tu il primo a fare ritardo…

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La lista “Last Minute” per essere più efficaci nella gestione delle disdette

Un suggerimento che sento di darti è che ancora pochissimi utilizzano in maniera strutturata è quello di inserire nel tuo protocollo di gestione delle disdette una lista di pazienti disponibili ad essere chiamati all’ultimo minuti che chiamerò “Lista Last Minute”.

Grazie all’utilizzo di questa lista:

  • ridurrai notevolmente il numero di ore perse per gli appuntamenti mancati;
  • ottimizzerai i tempi;
  • non perderai soldi;
  • non ti scontrerai con i tuoi collaboratori;
  • e offrirai un ottimo servizio ai tuoi pazienti in lista.

Spero che questo piccolo ma indispensabile strumento possa esserti utile ad ottimizzare la tua agenda quotidiana.

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Quindi ricapitolando, per una corretta gestione delle disdette puoi agire su 3 fronti:

  1. organizzare la segreteria e il flusso di comunicazione studio-paziente,
  2. educare il paziente al rispetto degli appuntamenti,
  3. crearti una lista Last Minute.

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Compila il form per scaricare la tua Lista Last Minute da poter utilizzare subito in studio.

IL MIO NUOVO LIBRO

LA GESTIONE STRATEGICA
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COME UN DIAMANTE: LAVORA SUI PARTICOLARI PER RENDERE LA COMUNICAZIONE DEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO UNICA E PREZIOSA.

COME UN DIAMANTE: LAVORA SUI PARTICOLARI PER RENDERE LA COMUNICAZIONE DEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO UNICA E PREZIOSA.

Parla di loro e ti ascolteranno.

Esponi i benefici che ne trarranno e avrai la loro attenzione.

Dagli una valida motivazione e ti seguiranno.

Il senso è quello di essere utili agli altri mantenendo il focus su un’attività fondamentale per uno studio odontoiatrico, professionista o azienda: avere una comunicazione costante che faccia in modo che noi saremo sempre presenti nella mente di quelle persone e, soprattutto, che gli siamo utili.

Trasforma i tuoi messaggi di Buon Natale in una serie di consigli utili da inviare per affrontare le prossime festività.

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CAPITANI E GREGARI: COME L’EXTRA CLINICA VALORIZZA E PORTA AL SUCCESSO LA CLINICA IN PRIMA VISITA

CAPITANI E GREGARI: COME L’EXTRA CLINICA VALORIZZA E PORTA AL SUCCESSO LA CLINICA IN PRIMA VISITA

Il lavoro che svolge la segreteria nelle fasi iniziali è propedeutico alla visita clinica.

E’ un pò come nel ciclismo dove c’è il capitano e ci sono i gregari.
Il gregario è una figura fondamentale per il successo del capitano.

Su quei preventivi firmati non c’è il nome di chi ha accolto il paziente o presentato il preventivo, tuttavia queste persone concorrono fortemente al successo dello studio.
Aiutano il capitano a vincere la gara.

Gli passano le borracce d’acqua, si frappongono tra lui e un avversario per creargli un vantaggio, gli permettono di riposare quando necessario.

Un ottimo gregario sarà la fortuna del suo capitano.
Nella prima visita non è diverso, anzi.
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I FONDAMENTALI DELLA TUA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA: GLI ACCORDI ECONOMICI

I FONDAMENTALI DELLA TUA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA: GLI ACCORDI ECONOMICI

Lavorare sui fondamentali è uno dei segreti (di Pulcinella) per ottenere un livello qualitativo elevato e, come conseguenza naturale, acquisire un numero sempre maggiore di pazienti in prima visita.

Il problema è che, a volte, ci perdiamo nelle basi.
Sembra quasi che siamo più concentrati sulle cose superflue, secondarie,
piuttosto che sul consolidare delle solide basi.

Ne parlo nel mio articolo.
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AL BAR DEL PAESE – STRATEGIE DA APPLICARE NEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO PER OTTENERE PAZIENTI MIGLIORI

AL BAR DEL PAESE – STRATEGIE DA APPLICARE NEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO PER OTTENERE PAZIENTI MIGLIORI

In ogni paese o quartiere c’è sempre il bar di riferimento.
In ogni luogo esiste quello “figo”.
In ogni città, paese o zona è facile trovare diversi bar.
Ognuno di questi ha la propria clientela.
Ognuno di questi, se ben ci pensi, ha una proposta precisa
che ha fatto in modo che si formasse la clientela che ora lo frequenta.
Quello degli aperitivi, proprio in virtù della sua caratteristica peculiare, ha un’impostazione precisa sia nella proposta: 10 euro a persona, drink e buffet compreso, dalle 18 alle 21.
Poi c’è il bar bello, quello con la clientela migliore.
Cosa ha fatto per arrivare a questo risultato?
E cosa potresti fare per ottenere lo stesso per il tuo studio odontoiatrico?
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LA PRIMA VISITA E’ UN GIOCO DI CENTIMETRI

LA PRIMA VISITA E’ UN GIOCO DI CENTIMETRI

La prima visita è un gioco di centimetri, e questi centimetri stanno dappertutto.
Sono disseminati in tutto il percorso.
Sta solo a te coglierli.

La prima visita dura una manciata di minuti in cui si decide tutto.
E’ un lavoro di squadra dove ognuno di noi deve cercare di dare il meglio.
Dove ognuno, rispetto al suo ruolo, dovrebbe avere il compito e l’obiettivo
di conquistare dei centimetri.

Il tempo della prima visita è definito e dobbiamo giocarci tutto in quei pochi minuti.
Non c’è una seconda opportunità.

Il tempo e l’esperienza mi ha fatto capire che la prima visita è una questione di centimetri.
Non c’è quasi mai l’unico grande colpo, ma ci sono una serie infinita di piccole conquiste.
Una dopo l’altra, un pezzo alla volta.
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REGOLE, ASPETTATIVE E PROMESSE DELLA TUA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

REGOLE, ASPETTATIVE E PROMESSE DELLA TUA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

Sei hai delle pretese, devi essere anche in grado di sostenere
le aspettative che queste creeranno.

Di cosa ti parlerò in questo mio nuovo articolo:

delle aspettative che ognuno di noi nutre,
delle promesse che ci vengono fatte,
della “delivery” di un prodotto o servizio,
di strategie di scrematura dei potenziali clienti/pazienti,
alcune mie considerazioni e punti di vista sui vari punti.

Più barriere crei maggiori saranno le aspettative.

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TESTIMONIANZE CONSULENZA TOSHIRO SAVOIA - REMIX

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