18 Novembre 2017

Come calcoli le tempistiche in agenda? Giusti tempi per giuste prestazioni.

Una corretta gestione dei tempi dell’agenda ti permetterà di gestire nella maniera migliore il tuo tempo, di rendere più produttiva la tua struttura e di avere un miglior feedback da…

Una corretta gestione dei tempi dell’agenda ti permetterà di gestire nella maniera migliore il tuo tempo, di rendere più produttiva la tua struttura e di avere un miglior feedback da parte dei tuoi pazienti.

Quante volte ti sarà capitato di avere la sala d’attesa congestionata?

Certo è una cosa che parecchi tuoi colleghi ambirebbero e farebbero carte false per averla, fregandosene dei pazienti, delle attese, dei rimandi, ecc…ecc…

Molti tuoi colleghi si lamentano di avere dei pazienti che non rispettano gli appuntamenti ma loro rispettano gli orari d’ingresso degli stessi?

Non di rado ci s’imbatte in sale d’attesa ingolfate ad arte per dare la sensazione che lo studio lavori tanto e che quindi si lavori bene.

Ora va bene l’ottimizzazione degli appuntamenti ma mi sento di dire che spesso e volentieri ci si trova davanti almeno 4 casi tipo:

1. Sovrapposizione creata ad hoc, SALA PIENA = LAVORO TANTO = LAVORO BENE
2. Insicurezza nelle proprie capacità professionali, tutto quello che c’è da pigliare piglio indistintamente
3. Noncuranza di quanto sia prezioso il tempo, di tutti, anche dei pazienti
4. Cattiva gestione dell’agenda

Il sinonimo SALA PIENA = LAVORO TANTO = LAVORO BENE mi sembra un concetto alquanto superato, o meglio c’è sicuramente chi ancora si farà abbindolare da questi accostamenti spiccioli con modi e pensieri di lavorare oramai passati, triti e ritriti, che mi dispiace dirlo riscontro anche in persone che non arrivano a 40 anni, ma oramai i tuoi pazienti hanno il web con cui si confrontano, ti confrontano e si informano.

Il punto è…

CHE TIPO DI PROFESSIONISTA SEI O AMBISCI AD ESSERE?

Cosa vuoi che rappresenti il tuo Studio?

A quale clientela vuoi rivolgerti?

Quando sento parlare dei professionisti come te che sono felici di avere la sala d’attesa con pazienti che man mano che passa il tempo ed il ritardo si accumula diventano magicamente “impazienti”, mi coglie veramente lo sconforto!

Devi incominciare ad entrare nell’ottica che come è prezioso ed importante il tuo tempo è altrettanto prezioso il tempo dei tuoi pazienti, e per quanto tu possa metterli a loro agio con sale d’attesa comode, ampie e con wi-fi, sono sicurissimo che preferirebbero di gran lunga arrivare all’orario pattuito fare quanto pianificato ed andare via.

Non puoi pretendere di avere dei pazienti che siano puntuali negli appuntamenti se non sei tu il primo a pretendere puntualità dal tuo lavoro, sempre dietro la scusa che c’è un’urgenza di qua, un imprevisto…ecc…ecc..

Anche le urgenze vanno bugettizzate…

Devi essere tu il primo a dare il buon esempio di puntualità ed organizzazione.

Non puoi vivere con l’ansia e la paura che se non infilo quel paziente li, quel giorno li, quello prende e scappa subito da un altro.

È molto più probabile che dopo svariati ed accumulati ritardi possa fare serie considerazioni sul cambiare dentista, quello si.

Se vivi con questa paura stai svilendo il tuo lavoro e la tua professionalità.

Se un paziente si troverà bene con te, il tuo modo di lavorare, sarà ben difficile che possa cambiare, anche a dispetto di un prezzo pagato più alto, perché si tratta della sua salute.

Quando fissi un appuntamento in agenda l’orario in cui lo fissi a cosa si riferisce?

Te lo chiedo perché su questo, ed altri punti, c’è molta confusione.

Indica l’ora di entrata al riunito o l’ora in cui il paziente dovrà presentarsi in studio?

Ho notato che spesso e volentieri l’orario indicato in agenda indica esattamente l’orario in cui lo stesso deve essere al riunito.

Quindi se così fosse, sempre che tutto vada bene ed il paziente sia puntuale, accumuleremo un ritardo certo che andremo a pagare con l’accumularsi degli appuntamenti durante tutto l’arco della giornata, quindi se tutto va bene, partiremo puntuali ed andremo man mano ad accumulare ritardo nel pomeriggio.

Ti dico nulla di nuovo?

Nel calcolo dell’appuntamento dovrai andare a computare dei minutaggi precisi che verranno conteggiati come segue:

1. ACCOGLIENZA
2. PRESTAZIONE AL RIUNITO
3. DISBRIGO PRATICHE AMMINISTRATIVE E/O APPUNTAMENTO SUCCESSIVO
4. CONGEDO
5. PULIZIA RIUNITO
———-
6. NUOVO PAZIENTE

Nel caso in cui le figure di Segretaria e Assistente convergano dovrai conteggiare doppio il minutaggio tra il congedo e la pulizia del riunito.

Ognuna di queste parti dovrà avere un conteggio esatto.

Questo conteggio ti servirà, oltre che per non accumulare ritardi, successivamente per il calcolo del Costo della Prestazione.

È facile entrare nella trappola del “OK, tutto giusto, ma questo è un piccolo Studio non una catena e non mi và di stare col cronometro in mano.

Giusto, non fa una piega, manco a me andrebbe di fare quei noiosi conteggi di percentuali di crescita, incrementi, scostamenti tra un anno e l’altro ma purtroppo se voglio stare sul mercato è una di quelle cose che devo fare, e la devo fare pure bene perché sull’analisi di quei dati poi costruirò insieme al mio cliente le strategie necessarie per arrivare agli obiettivi che ci si è posti.

Il senso del discorso è che all’interno di una struttura come uno Studio Odontoiatrico ci sono tante cose a cui pensare e da fare, ed avere un’agenda ordinata che è data dal giusto conteggio della prestazione in termini temporali e dal rispetto dei tempi stabiliti ti permette di stare sul mercato e di portare a casa la pagnotta tutti i giorni, per te e per i tuoi dipendenti.

Ma quali sono i VANTAGGI nell’avere un’agenda efficace ed efficiente?

Come potrebbe dire un mio amico toscano “di vantaggi ce ne sono un monte”!

Cercherò brevemente di elencarti i principali e più significativi:
• Migliore Qualità lavorativa dello Studio;
• Migliore Qualità di vita all’interno dello Studio;
• Pazienti soddisfatti che parleranno bene di noi attiveranno quel processo si “passaparola” tanto importante;
• Pazienti che di riflesso saranno più precisi, anche in ambito amministrativo, e che tenderanno a saltare meno gli appuntamenti presi;
• Meno sprechi;
• Eliminazione o drastica riduzione dei “tempi morti”;
• Maggior programmazione, sia lavorativa che economica;
• Più tempo che potresti scegliere se dedicare a te stesso o per far crescere il tuo business.

E invece quali sono gli SVANTAGGI nell’avere sempre un’agenda in cui no si rispettano gli appuntamenti presi e si accumulano continui ritardi?

Anche qui l’elenco potrebbe essere lungo ma mi soffermerò ai principali:

• Cattiva se non pessima Qualità lavorativa, sempre in urgenza, sempre di corsa, sempre a dover rincorrere il tempo;

• Cattiva se non pessima Qualità della vita all’interno dello studio con frequenti litigi, fraintendimenti e malessere che chiaramente si riverserà sul paziente e che, anche se così non fosse perché siamo bravissimi a celare il malessere, lo stesso non potrà non notare per poi farsi le sue idee e giudicarci;
• Pazienti insoddisfatti, che nel migliore dei casi subiranno il ritardo, con alcuni ci saranno incomprensioni e litigi e nel migliore dei casi non ci faranno una buona pubblicità;
• Noi faremo ritardo ad i pazienti dal canto loro si sentiranno in diritto di fare ritardo anche loro o di non venire all’appuntamento senza neanche avviarci o avvisandoci un ora prima;
• Crescita esponenziale dei tempi morti dati dagli appuntamenti saltati, disdetti con conseguente disappunto dei tuoi collaboratori qualora ne avessi;
• Crescita dei Costi.

Un’agenda senza programmazione è un’agenda allo sbando dove la tua segretaria o chi ne fa le veci farà più tempo impegnata a richiamare i pazienti che a fare cose sicuramente più utili.

È vero che tu fai il medico e che occuparsi di tutto diventa veramente molto complicato e assorbe tantissimo tempo ma è altrettanto vero che non puoi non conoscere le basi della gestione del tuo Studio e che comunque tante cose puoi delegarle a persone che siano formate per far crescere il tuo business.

E come disse il mio caro vecchio amico Rudyard Kipling…

Abbiamo quaranta milioni di ragioni per fallire, ma non una sola scusa.

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IL MIO NUOVO LIBRO

LA GESTIONE STRATEGICA
DELLA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

MARKETING, COMUNICAZIONE, BRANDING E DIVISE PER IL TUO STUDIO ODONTOIATRICO

MARKETING, COMUNICAZIONE, BRANDING E DIVISE PER IL TUO STUDIO ODONTOIATRICO

La segreteria è il primo punto di contatto con il paziente in prima visita e come tale dovrebbe essere gestita in maniera impeccabile.

Tutti sappiamo recitare a memoria il vecchio adagio “non c’è una seconda opportunità per fare una buona prima impressione” ma quanti lo mettono realmente in pratica nel quotidiano?

Questo è il tipico esempio di cosa sappiamo essere giusto e cosa invece mettiamo in pratica tutti i giorni per fare in modo che un mantra così potente diventi un modo di essere, pensare e un’abitudine consolidata.

Oggi ti parlerò delle divise e dell’importanza strategica nella gestione del tuo personal branding.

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I 4 PUNTI CARDINALI DELLA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

I 4 PUNTI CARDINALI DELLA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA

Ci sono quattro fasi per la gestione ottimale di ogni trattativa e quindi, di conseguenza, anche della prima visita:

1. la fase empatica,
2. quella di indagine o esplorativa,
3. la creazione della proposta,
4. e in ultimo, la fase di chiusura.

Ognuna di queste fasi è propedeutica alla successiva.
Non rispettarle ti farà sprecare molte risorse.

Se le sai utilizzare il cerchio NON si chiude.
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IL PASSAGGIO GENERAZIONALE IN PRIMA VISITA: COME RINNOVARSI E PROSPERARE.

IL PASSAGGIO GENERAZIONALE IN PRIMA VISITA: COME RINNOVARSI E PROSPERARE.

L’importanza del passaggio generazionale va oltre la semplice successione nelle posizioni lavorative.

Rappresenta un’opportunità per rinnovare e arricchire il settore con nuove idee, approcci e modalità di cura che possano rispondere meglio alle esigenze di una società in continua evoluzione.

Affrontare con successo questa transizione è cruciale per assicurare la resilienza e la vitalità del tuo studio odontoiatrico nel lungo termine.

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LE 4 CARATTERISTICHE FONDAMENTALI PER UN PREVENTIVO ODONTOIATRICO EFFICACE.

LE 4 CARATTERISTICHE FONDAMENTALI PER UN PREVENTIVO ODONTOIATRICO EFFICACE.

La fiducia è cruciale per il successo della tua prima visita.

Un preventivo ben pensato è un generatore di fiducia.
Uno dei tanti.

Per compiere fino in fondo il suo mestiere deve avere determinati attributi.

Quattro solo le caratteristiche fondamentali per raggiungere questo scopo: completezza, leggibilità, comprensione, trasparenza.

La mancanza di uno di questi elementi compromette la fiducia del cliente e, di conseguenza, la possibile chiusura di un accordo.

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COME UN DIAMANTE: LAVORA SUI PARTICOLARI PER RENDERE LA COMUNICAZIONE DEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO UNICA E PREZIOSA.

COME UN DIAMANTE: LAVORA SUI PARTICOLARI PER RENDERE LA COMUNICAZIONE DEL TUO STUDIO ODONTOIATRICO UNICA E PREZIOSA.

Parla di loro e ti ascolteranno.

Esponi i benefici che ne trarranno e avrai la loro attenzione.

Dagli una valida motivazione e ti seguiranno.

Il senso è quello di essere utili agli altri mantenendo il focus su un’attività fondamentale per uno studio odontoiatrico, professionista o azienda: avere una comunicazione costante che faccia in modo che noi saremo sempre presenti nella mente di quelle persone e, soprattutto, che gli siamo utili.

Trasforma i tuoi messaggi di Buon Natale in una serie di consigli utili da inviare per affrontare le prossime festività.

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CAPITANI E GREGARI: COME L’EXTRA CLINICA VALORIZZA E PORTA AL SUCCESSO LA CLINICA IN PRIMA VISITA

CAPITANI E GREGARI: COME L’EXTRA CLINICA VALORIZZA E PORTA AL SUCCESSO LA CLINICA IN PRIMA VISITA

Il lavoro che svolge la segreteria nelle fasi iniziali è propedeutico alla visita clinica.

E’ un pò come nel ciclismo dove c’è il capitano e ci sono i gregari.
Il gregario è una figura fondamentale per il successo del capitano.

Su quei preventivi firmati non c’è il nome di chi ha accolto il paziente o presentato il preventivo, tuttavia queste persone concorrono fortemente al successo dello studio.
Aiutano il capitano a vincere la gara.

Gli passano le borracce d’acqua, si frappongono tra lui e un avversario per creargli un vantaggio, gli permettono di riposare quando necessario.

Un ottimo gregario sarà la fortuna del suo capitano.
Nella prima visita non è diverso, anzi.
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I FONDAMENTALI DELLA TUA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA: GLI ACCORDI ECONOMICI

I FONDAMENTALI DELLA TUA PRIMA VISITA ODONTOIATRICA: GLI ACCORDI ECONOMICI

Lavorare sui fondamentali è uno dei segreti (di Pulcinella) per ottenere un livello qualitativo elevato e, come conseguenza naturale, acquisire un numero sempre maggiore di pazienti in prima visita.

Il problema è che, a volte, ci perdiamo nelle basi.
Sembra quasi che siamo più concentrati sulle cose superflue, secondarie,
piuttosto che sul consolidare delle solide basi.

Ne parlo nel mio articolo.
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TESTIMONIANZE CONSULENZA TOSHIRO SAVOIA - REMIX

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