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Il Tariffario dello Studio Dentistico, tra comunicazione, efficienza organizzativa e gestionale

Quello che vorrei cercare di fare oggi è darti alcuni ulteriori spunti di riflessione
sull’importanza di avere un Listino pensato, creato e tarato sulle esigenze
dello studio e del paziente mettendo attenzione sulla:

  1. comunicazione,
  2. l’efficienza organizzativa,
  3. e il controllo di gestione,

che a esso è legato.

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Dal mio punto di vista, cosa e come comunica è quasi altrettanto importante
del prezzo che sta alla destra del nome della prestazione.

Delle voci troppo generiche potrebbero comunicare sciatteria
o mancanza di cura nel fare il proprio lavoro.

Delle voci troppo specifiche potrebbero essere poco interessanti
per il paziente, che si vedrebbe porgere un preventivo lungo,
articolato e, molto probabilmente incomprensibile.

Evita di usare voci che sviliscono il lavoro che fai e le prestazioni che eroghi.

L’estrazione semplice falla diventare semplicemente estrazione.

Nella creazione della struttura del listino poi ci sono anche
quelle che sono per me le “cattive pratiche”.

Creare delle voci di costo/prestazione ad hoc utilizzate come strumento
di “marketing” (in senso ironico) per gestire la concorrenza abbattendo
il prezzo di alcune prestazioni/manufatti con lo scopo di uscire
con quella singola voce (esempio: corona) a un prezzo più basso,
ma che verranno “corretti” ad arte grazie all’inserimento di altre voci di costo correlate.

Non penso di dirti nulla di nuovo. 

Non lo è per noi e, forse da un pò di tempo, neanche per i pazienti
che come forse avrai notato quando gli presenti il preventivo incominciano
a spulciare le varie voci, chiederti a cosa si riferiscono
e appena capiscono che sono riferite a quell’elemento fare la somma.

E non è neanche sentirisi dire: “ Ah, quindi la corona non costa 500 euro ma 800,
perché se sommo tutto alla fine la cifra è quella”.

Vecchia storia, trita e ritrita, che nel lungo periodo
non aiuterà chi continua a metterla in pratica.

Quanta fiducia pensi che possa accreditarti
questa persona nel caso scopra l’inghippo?

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Come ti dicevo la terza domanda che mi farei è: a chi devo comunicare il listino? 

Chi sono le persone che leggeranno il preventivo che uscirà fuori
dalle voci del listino che hai creato? Certamente i pazienti.

E per comunicare al paziente “medio” che non possiede nessun, o quasi,
linguaggio odontoiatrico quello che dobbiamo fare è sforzarci per renderlo semplice e fruibile a tutti.

Molti dei miei amici hanno un alto livello di scolarizzazione ma se gli chiedessi
che cosa sono le classi di black molto probabilmente rimarrebbero interdetti. 

Quando parliamo di superfici tutto può risultare più comprensibile anche
alla persona meno avvezza al linguaggio odontoiatrico. Una, due o tre superfici.

Questo anche per alcune prestazioni che all’interno di un listino (preventivo)
non avrebbero senso ma che per noi a livello organizzativo e gestionale ne hanno eccome.

Prova biscotto, prova struttura, prova colore, controlli ortodontici
e via dicendo possono essere semplicemente riassunti in fasi.

Essendo le voci di listino collegate alle prestazioni e queste ultime collegate
ai costi/ricavi non puoi esimerti dal menzionarle per avere un corretto controllo di gestione.

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Quante voci deve contenere il listino ideale?

Non c’è un numero preciso ma sicuramente non 10, 20 o 70 pagine
come mi è capitato di vedere più d’una volta, parlo di pagine non voci. 

Mi è capitato di vedere anche 1500 voci per singolo listino.

Se non hai le idee molto chiare su quali voci scegliere per iniziare
a sfoltire e rendere più efficiente il tuo listino ti consiglio
un approccio molto snello che utilizzo in consulenza.

Questo mi è molto utile per evitare che la mia consulenza
porti un ulteriore carico di lavoro allo team di studio.

E’ molto semplice e si basa sul Principio di Pareto,
quello del famoso 80/20. Ce l’hai presente?

In pratica secondo questo principio il 20% delle prestazioni
che eroghi sviluppa l’80% del tuo fatturato.

Seguendo questo principio non dovrai fare altro che una classifica
delle prestazioni maggiormente erogate e sulla base
di quello selezionare e sfoltire il restante. 

Taglia i rami secchi! Abbi il coraggio di eliminare le voci doppie
o triple che fanno riferimento alle stesse prestazioni
ma che creano solo della grande confusione.

Mettere in atto questa pratica ti aiuterà nel tempo ad avere,
anche all’interno dello studio, una comunicazione più fluida
e efficace e quindi a evitare errori e perdite di tempo. 

Il nostro tempo è cadenzato e definito dalla nostra giornata lavorativa
e tutto quello che impieghi in attività non produttive ti toglie spazio
e tempo dalle attività strategiche e di produzione.

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In ultimo, oltre tutti questi aspetti, un’altra cosa di cui devi tenere conto,
come ti ho detto poco fa, è che a ogni fase di lavoro sono collegate
sia l’efficienza gestionale che la verifica della corretta applicazione dei protocolli.

Come fai a sapere se i tuoi collaboratori stanno applicando correttamente
il protocollo per la gestione di una determinata prestazione?

Dividendo questa prestazione in fasi, che corrisponderanno ai diversi appuntamenti,
potrei capire se tutto è stato eseguito nella maniera corretta
e al corretto andamento dello stato avanzamento lavori.

Come fai a sapere se rispetto a quanto preventivato vengono fatti più appuntamenti?

Numerando le fasi potrai farlo.

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Cosa ne pensi?

Un caro saluto.

Toshiro

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